Zwei Menschen. Ein Abendessen. Eine ziemlich gute Idee.
Kanzleisoftware entsteht normalerweise nicht zwischen Vorspeise und Dessert. RA-Flow schon.
Alles begann mit einer Beschwerde.
Ein Anwalt und ein Software-Architekt sitzen beim Abendessen. Das Essen ist gut. Die Kanzleisoftware des Anwalts eher nicht.
„Sie kann eigentlich alles“, sagt er. „Nur leider nicht das, was ich brauche.“
Für eine Frist braucht es mehrere Klicks, für den Posteingang gleich mehrere Programme. Und wenn etwas nicht funktioniert, gibt es eine Hotline, deren Warteschleife er inzwischen mitsummen kann.
Sein Gegenüber hört zu. Dann legt er nach: Der Markt sei voll von Software, die viel verspricht, kompliziert aussieht und im Alltag mehr Arbeit macht, als sie abnimmt.
Zwei Perspektiven. Dasselbe Problem.
Dann kam der Hauptgang. Und eine Idee.
Irgendwann zwischen dem zweiten Glas und der Dessertkarte fällt dieser eine Satz:
„Dann bauen wir eben eine, die es besser macht.“
Einfach gesagt. Nicht ganz so einfach umgesetzt.
Auf einer Serviette entstehen die ersten Skizzen: Pfeile, Kästchen, Abläufe. Dazwischen ein Wort, dreimal unterstrichen:
Akte.
Denn genau dort sollte alles zusammenlaufen. Nicht in fünf Programmen, zwölf Fenstern und einem Gedächtnis, das ohnehin schon genug zu tun hat.
Was der eine weiß, muss der andere erst verstehen.
In den Wochen und Monaten danach prallen zwei Welten aufeinander.
Der Anwalt erklärt, warum eine Frist mehr ist als ein Datum im Kalender. Warum „zugestellt“ nicht einfach „angekommen“ bedeutet. Und warum man ein Schreiben an die Gegenseite nicht mal eben verschickt, nur weil der Button dafür schon da ist.
Der Architekt erklärt, warum Software nicht wie ein Schriftsatz entsteht. Warum „nur ein kleines Feld mehr“ manchmal einen ganzen Prozess verändert. Und warum Datenschutz, Berechtigungen und saubere Datenstrukturen keine Extras sind, die man später nachrüstet.
Es wird diskutiert, verworfen, neu gedacht und wieder gebaut. Manche Diskussion dauert länger als das ursprüngliche Abendessen.
Der eine kennt den Kanzleialltag. Der andere weiß, wie daraus gute Software wird.
Und beide lassen sich nicht damit abspeisen, dass es eben schon immer so gemacht wurde.
Aus einer Serviette wird RA-Flow.
Heute steckt in RA-Flow mehr als die Erinnerung an ein Abendessen. Es steckt die Überzeugung dahinter, dass Kanzleisoftware nicht nur Vorgänge verwalten, sondern Arbeit sinnvoll verbinden sollte.
Die Akte bildet den Mittelpunkt. Aus Eingängen werden nachvollziehbare nächste Schritte. Menschen, lokale Intelligenz und KI arbeiten in denselben Abläufen, mit klaren Zuständigkeiten, definierten Rechten und Ihrer Freigabe, bevor etwas die Kanzlei verlässt.
Die Software unterstützt. Sie prüft. Sie bereitet vor.
Die Entscheidung bleibt beim Menschen.
Und die Restaurantrechnung?
Die hat übrigens der Anwalt bezahlt.
Nach RVG wäre es teurer geworden.
Wer dahintersteht
Die Anforderungen an RA-Flow entstehen aus der anwaltlichen Praxis und werden mit der technischen Entwicklung zusammengeführt. Die Projektpartner und die federführende Anbieterin stellen wir im Folgenden vor; die vollständigen Anbieterangaben finden Sie im Impressum.
Verantwortliches Unternehmen
HQ Professional Services GmbH
RA-Flow ist ein Joint Venture der HQ Professional Services GmbH (Auma-Weidatal) und der PantaReiNa EOOD (Sofia, Bulgarien). Die Partner bringen technische Entwicklung und anwaltliches Fachwissen zusammen. Federführende Anbieterin und alleinige Vertragspartnerin der Kanzleien ist die HQ Professional Services GmbH, vertreten durch Mathias Goldhan. Mit ihr schließen Kanzleien vor der ersten Akte die Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 43e BRAO und den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Einbindung weiterer Dienstleister wird vertraglich geregelt.
Entwicklung und Hosting
HQ GmbH
Entwickelt RA-Flow und betreibt es in einem TÜV-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland (TÜV Saarland, tekPlus Stufe 2, Zertifikat-Nr. 46311), mit 30 Jahren Erfahrung in der IT und 25 Jahren in der Entwicklung und Betreuung von SaaS-Lösungen. Anbieterin und Vertragspartnerin von RA-Flow ist die HQ Professional Services GmbH.
Aus der Praxis
Anforderungen aus der Praxis
Jede Funktion muss sich an echten Abläufen bewähren: am Posteingang am Montagmorgen, an der Fristenkontrolle vor dem Urlaub, am Massenverfahren mit hunderten Mandaten.
Mit wem Sie den Vertrag schließen
Wer ist Ihr Vertragspartner?
Die HQ Professional Services GmbH mit Sitz in Auma-Weidatal (Thüringen), eingetragen beim Amtsgericht Jena unter HRB 210605, vertreten durch den Geschäftsführer Mathias Goldhan. Die Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 43e BRAO und den Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließen wir mit Ihnen, bevor die erste Akte angelegt wird.
Wo liegen Ihre Daten?
Gespeichert und betrieben wird RA-Flow in Rechenzentren in Deutschland, durch die HQ GmbH als Auftragsverarbeiter. Jede Kanzlei erhält eine eigene Datenbank. Wenn Sie die zuschaltbare KI nutzen, gehen nur pseudonymisierte Texte und nur nach Ihrer Freigabe an den KI-Dienst.
Welches Recht gilt, und wo ist der Gerichtsstand?
Es gilt deutsches Recht. Gerichtsstand ist Greiz.
Wer ist Ihr Ansprechpartner?
Mathias Goldhan, Geschäftsführer, persönlich und auf Deutsch: telefonisch unter +49 36626 1496500 (Mo–Fr 8–18 Uhr) oder per E-Mail an info@ra-flow.de.
Woran wir uns halten
Menschen entscheiden
KI bereitet vor und schlägt vor. Bestätigen, freigeben und verantworten bleibt beim Menschen.
Die Akte im Mittelpunkt
Post, Dokumente, Fristen, Zeiten und Kosten gehören zum selben Mandat, und daraus entsteht die Arbeit.
Datenschutz durch Bauweise
Lernende Pseudonymisierung, eine eigene Datenbank je Kanzlei, Rechenzentren in Deutschland.
Offen gesagt
Wir erklären, was die Software tut und wo ihre Grenzen liegen, lieber einmal zu deutlich als einmal zu wenig.