Das Wichtigste in Kürze
- Nach § 50 Abs. 1 BRAO müssen Sie durch das Führen von Handakten ein geordnetes und zutreffendes Bild über die Bearbeitung Ihrer Aufträge geben können und die Handakten sechs Jahre aufbewahren.
- Wer Dokumente digital speichert oder externe IT-Dienstleister einbindet, muss die Verschwiegenheit nach § 43a Abs. 2 BRAO und die Voraussetzungen des § 43e BRAO wahren.
- Schriftsätze an Gerichte reichen Sie nach § 130d ZPO elektronisch ein; die Dokumente müssen den technischen Vorgaben des § 2 ERVV entsprechen.
Worum es in diesem Ratgeber geht
Dieser Ratgeber richtet sich an Anwältinnen, Anwälte und Kanzleimitarbeitende, die ihre Dokumente digital ablegen, erstellen, prüfen und wiederfinden wollen. Er behandelt die Gliederung der digitalen Akte, den Aufbau von Vorlagen, die Freigabe vor dem Versand, die Suche in großen Dokumentbeständen und den Betrieb eines eigenen Dokumentenspeichers.
Ein Dokumentenmanagement trägt im Alltag nur, wenn Struktur, Werkzeuge und Zuständigkeiten zusammenpassen. Eine gute Suchfunktion hilft wenig, wenn Scans nicht durchsuchbar sind; eine gute Vorlage hilft wenig, wenn niemand sie pflegt. Deshalb verbindet jeder Beitrag praktische Arbeitsweisen mit den berufsrechtlichen und datenschutzrechtlichen Vorgaben.
Maßstab sind vor allem die Pflicht zur geordneten Handakte nach § 50 BRAO, die Verschwiegenheit nach § 43a Abs. 2 BRAO, die Regeln zur Einbindung von Dienstleistern nach § 43e BRAO und die Anforderungen an die Sicherheit der Verarbeitung nach Art. 32 DSGVO.
Ordnerstruktur der digitalen Akte
Eine feste Gliederung entscheidet darüber, ob ein Dokument in Sekunden oder erst nach langer Suche gefunden wird. Der Beitrag zeigt, wie Ordnervorlagen je Aktenart und klar abgegrenzte Dokumentkategorien zusammenwirken. Ausführlich: Ordnerstruktur der digitalen Akte.
Schriftsatzvorlagen und Textbausteine
Vorlagen und Textbausteine sparen Zeit, bergen aber eigene Fehlerquellen. Hier erfahren Sie, was eine gute Vorlage ausmacht, wie Platzhalter Daten aus der Akte übernehmen und wie Sie den Vorlagenbestand aktuell halten. Ausführlich: Schriftsatzvorlagen und Textbausteine.
Freigabe vor dem Versand
Bevor ein Schreiben die Kanzlei verlässt, sollte feststehen, wer es geprüft hat. Der Beitrag beschreibt Freigabestufen, das Vier-Augen-Prinzip und wie sich Freigaben und Versandkontrolle nachweisen lassen. Ausführlich: Freigabe vor dem Versand.
Volltextsuche und Texterkennung in der Akte
In tausenden Dokumenten hilft nur eine Suche, die den Inhalt kennt. Sie lesen, wie Volltextsuche und Texterkennung funktionieren und wie gespeicherte Suchen die Teamarbeit erleichtern, ohne Zugriffsrechte auszuhebeln. Ausführlich: Volltextsuche und Texterkennung in der Akte.
Nextcloud in der Anwaltskanzlei
Nextcloud wird häufig als selbst kontrollierter Dokumentenspeicher genannt. Der Beitrag ordnet ein, was die Software leistet, was beim Eigen- oder Fremdbetrieb berufsrechtlich zu beachten ist und wie die Anbindung an die Kanzleisoftware gelingt. Ausführlich: Nextcloud in der Anwaltskanzlei.
Alle Themen im Überblick
Ordnerstruktur der digitalen Akte
Wie sollte die digitale Akte gegliedert sein? Ordnervorlagen je Aktenart und Dokumentkategorien, die jeder findet.
Schriftsatzvorlagen und Textbausteine
Wie bauen Kanzleien Vorlagen, die Zeit sparen und Fehler vermeiden? Platzhalter, Textbausteine und Pflege.
Freigabe vor dem Versand
Wer prüft ein Schreiben, bevor es die Kanzlei verlässt? Freigabestufen, Vier-Augen-Prinzip und Nachweis.
Volltextsuche und Texterkennung in der Akte
Wie finden Kanzleien Inhalte in tausenden Dokumenten? Volltextsuche, Texterkennung für Scans und gespeicherte Suchen.
Nextcloud in der Anwaltskanzlei
Eignet sich Nextcloud als Dokumentenspeicher für Kanzleien? Betrieb, Sicherheit und Anbindung an die Kanzleisoftware.
Häufige Fragen zu diesem Thema
Warum hilft eine feste Ordnerstruktur in der Akte?
Eine feste Struktur sorgt dafür, dass jedes Dokument an einem vorhersehbaren Ort liegt und jede Person im Team es ohne Rückfrage findet. Das spart Zeit bei Vertretungen, im Urlaub und bei Personalwechseln, weil niemand die persönliche Ablagelogik einer Kollegin kennen muss. Ausführlich: Ordnerstruktur der digitalen Akte.
Was macht eine gute Schriftsatzvorlage aus?
Eine gute Vorlage enthält den festen Rahmen eines Schreibens und lässt nur dort Raum, wo sich der Inhalt tatsächlich ändert. Sie spart Tipparbeit, sorgt für ein einheitliches Erscheinungsbild und verringert das Risiko, dass Pflichtangaben fehlen. Ausführlich: Schriftsatzvorlagen und Textbausteine.
Wozu dient ein Freigabe-Workflow vor dem Versand?
Ein Freigabe-Workflow dient dazu, Schreiben vor dem Versand inhaltlich und formal zu prüfen und diese Prüfung einer verantwortlichen Person zuzuordnen. Er verhindert, dass Entwürfe, falsche Anlagen oder Schreiben an falsche Empfänger hinausgehen. Ausführlich: Freigabe vor dem Versand.
Wie funktioniert eine Volltextsuche in Kanzleidokumenten?
Eine Volltextsuche durchsucht den Textinhalt aller erfassten Dokumente und liefert Treffer auch dann, wenn der Suchbegriff weder im Dateinamen noch in einer Kategorie vorkommt. Dazu liest das System die Dokumente vorab ein und legt einen Suchindex an, ähnlich einem Stichwortverzeichnis. Ausführlich: Volltextsuche und Texterkennung in der Akte.
Was leistet Nextcloud für die Kanzlei?
Nextcloud ist eine quelloffene Plattform, mit der Sie Dateien zentral speichern, auf mehreren Geräten synchronisieren und gezielt mit anderen teilen. Anders als bei vielen Cloud-Diensten bestimmen Sie selbst, auf welchem Server die Daten liegen. Ausführlich: Nextcloud in der Anwaltskanzlei.
Rechtsgrundlagen und Quellen
- § 50 BRAO – Handakten
- § 43a BRAO – Grundpflichten, Verschwiegenheit
- § 43e BRAO – Inanspruchnahme von Dienstleistungen
- § 130a ZPO – Elektronisches Dokument
- § 2 ERVV – Anforderungen an elektronische Dokumente
- Art. 32 DSGVO – Sicherheit der Verarbeitung
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.