Das Wichtigste in Kürze
- Eine feste Aktenstruktur hilft, die Pflicht aus § 50 Abs. 1 BRAO zu erfüllen, ein geordnetes und zutreffendes Bild über die Bearbeitung des Auftrags zu geben.
- Ordnervorlagen je Aktenart sorgen dafür, dass jede neue Akte mit derselben, zur Mandatsart passenden Gliederung startet.
- Wenige, klar abgegrenzte Dokumentkategorien erleichtern Suche und Filter und helfen bei der Aussonderung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen aus § 50 BRAO und § 147 AO.
Dieser Beitrag gehört zum Ratgeber Dokumentenmanagement in der Kanzlei. Verwandte Themen: Schriftsatzvorlagen und Textbausteine und Freigabe vor dem Versand.
Warum eine feste Struktur hilft
Eine feste Struktur sorgt dafür, dass jedes Dokument an einem vorhersehbaren Ort liegt und jede Person im Team es ohne Rückfrage findet. Das spart Zeit bei Vertretungen, im Urlaub und bei Personalwechseln, weil niemand die persönliche Ablagelogik einer Kollegin kennen muss.
Berufsrechtlich verlangt § 50 Abs. 1 BRAO, dass Sie durch das Führen von Handakten ein geordnetes und zutreffendes Bild über die Bearbeitung Ihrer Aufträge geben können. Eine einheitliche Gliederung macht dieses Bild nachvollziehbar, auch für Dritte wie eine Vertretung oder einen Abwickler.
Hinzu kommt der Zugriff unter Zeitdruck. Wenn kurz vor Fristablauf das letzte gerichtliche Schreiben gesucht wird, entscheidet die Ablage über Minuten. Eine feste Struktur verringert außerdem Dubletten, weil klar ist, wohin ein Dokument gehört, und sie erleichtert neuen Mitarbeitenden die Einarbeitung.
- Vertretung ohne lange Einarbeitung
- schneller Zugriff bei Fristsachen
- weniger doppelt abgelegte Dokumente
- einfachere Aussonderung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist
Ordnervorlagen je Aktenart
Eine Ordnervorlage legt fest, welche Unterordner eine neue Akte automatisch erhält, abhängig von der Aktenart. Eine Zivilprozessakte braucht andere Ordner als eine Beratungsakte, ein Forderungsmandat oder eine Strafsache. Die Vorlage wird beim Anlegen der Akte angewendet, sodass niemand Ordner von Hand erstellen muss.
Bewährt haben sich wenige Ebenen, meist zwei, höchstens drei. Tiefere Verschachtelungen führen dazu, dass Dokumente in falschen Unterordnern landen oder nicht mehr gefunden werden. Benennen Sie Ordner nach dem Inhalt, nicht nach Personen: „Gericht“ statt „Ablage Frau M.“.
Legen Sie die Vorlagen zentral fest und ändern Sie sie nur nach Absprache. Wenn jede Person eigene Ordner ergänzt, zerfällt die Struktur nach wenigen Monaten. Prüfen Sie die Vorlagen etwa einmal im Jahr darauf, ob einzelne Ordner dauerhaft leer bleiben oder überlaufen, und passen Sie sie dann für neue Akten an.
- Mandant: Korrespondenz, Vollmacht, Unterlagen
- Gericht: Schriftsätze, Verfügungen, Protokolle, Entscheidungen
- Gegenseite: Korrespondenz mit Gegner und Gegenanwalt
- Beweismittel und Anlagen
- Kosten und Abrechnung
- Interne Notizen und Recherchen
Dokumentkategorien sinnvoll wählen
Dokumentkategorien beschreiben, was ein Dokument ist, etwa Schriftsatz, Urteil, Vollmacht oder Rechnung, unabhängig vom Ordner, in dem es liegt. Sie ermöglichen Filter über alle Akten hinweg, zum Beispiel „alle Vollmachten“ oder „alle Kostenfestsetzungsbeschlüsse“.
Wählen Sie eine überschaubare Liste, deren Einträge sich gegenseitig ausschließen. Zu viele Kategorien führen dazu, dass Mitarbeitende beim Ablegen raten oder immer „Sonstiges“ wählen. Eine feste Obergrenze lässt sich nicht pauschal angeben; entscheidend ist, dass jede Kategorie regelmäßig genutzt wird und niemand über die Zuordnung nachdenken muss.
Kategorien helfen beim Lebenszyklus der Akte. Handakten sind nach § 50 Abs. 1 BRAO sechs Jahre ab Ablauf des Kalenderjahres aufzubewahren, in dem der Auftrag beendet wurde. Für Unterlagen der Kanzleibuchhaltung gelten je nach Dokument grundsätzlich zehn, acht oder sechs Jahre nach § 147 Abs. 3 AO; Rechnungen unterliegen nach § 14b UStG grundsätzlich einer achtjährigen Aufbewahrungsfrist. Bei der Aussonderung sind die verschiedenen Fristen getrennt zu prüfen.
- eindeutige, kurze Bezeichnungen
- Kategorie als Pflichtangabe beim Ablegen
- „Sonstiges“ regelmäßig auswerten und bereinigen
- Kategorien und Ordner nicht doppeln
Häufige Fragen kurz beantwortet
Warum hilft eine feste Ordnerstruktur in der Akte?
Eine feste Struktur sorgt dafür, dass jedes Dokument an einem vorhersehbaren Ort liegt und jede Person im Team es ohne Rückfrage findet. Das spart Zeit bei Vertretungen, im Urlaub und bei Personalwechseln, weil niemand die persönliche Ablagelogik einer Kollegin kennen muss.
Was legt eine Ordnervorlage je Aktenart fest?
Eine Ordnervorlage legt fest, welche Unterordner eine neue Akte automatisch erhält, abhängig von der Aktenart. Eine Zivilprozessakte braucht andere Ordner als eine Beratungsakte, ein Forderungsmandat oder eine Strafsache. Die Vorlage wird beim Anlegen der Akte angewendet, sodass niemand Ordner von Hand erstellen muss.
Was beschreiben Dokumentkategorien in der Akte?
Dokumentkategorien beschreiben, was ein Dokument ist, etwa Schriftsatz, Urteil, Vollmacht oder Rechnung, unabhängig vom Ordner, in dem es liegt. Sie ermöglichen Filter über alle Akten hinweg, zum Beispiel „alle Vollmachten“ oder „alle Kostenfestsetzungsbeschlüsse“.
Rechtsgrundlagen und Quellen
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.