Das Wichtigste in Kürze
- Nach § 11 Abs. 1 BORA sind Mandanten über alle für den Fortgang der Sache wesentlichen Vorgänge und Maßnahmen unverzüglich zu unterrichten; ein Portal kann diese Information bündeln und nachvollziehbar machen.
- Für den Austausch vertraulicher Dokumente verlangen § 43a Abs. 2 BRAO und Art. 32 DSGVO ein angemessenes Schutzniveau, das unverschlüsselte E-Mail nicht immer erreicht.
- Die gesetzliche Schriftform ersetzt nach § 126 Abs. 3 und § 126a BGB nur die qualifizierte elektronische Signatur, und auch das nur, wo das Gesetz die elektronische Form nicht ausschließt.
Worum es in diesem Ratgeber geht
Dieser Ratgeber richtet sich an Kanzleien, die mit Mandanten digital kommunizieren oder ein Mandantenportal einführen wollen. Er erklärt, welche Aufgaben ein Portal übernimmt, wie sich Dokumente sicher austauschen lassen, warum eine Zwei-Faktor-Anmeldung sinnvoll ist, welche Formen der elektronischen Signatur es gibt und wie Sie Mandanten verlässlich informieren.
Digitale Mandantenkommunikation spart Zeit, verlangt aber Sorgfalt. Jeder Kommunikationsweg muss die anwaltliche Verschwiegenheit wahren, zum Mandanten passen und im Streitfall belegbar sein. Technik allein löst das nicht; es braucht klare Regeln, wer was wann erhält.
Maßstab sind vor allem § 11 BORA zur Unterrichtung des Mandanten, § 2 BORA und § 43a Abs. 2 BRAO zur Verschwiegenheit, Art. 32 DSGVO zur Sicherheit der Verarbeitung sowie die Formvorschriften des BGB und der eIDAS-Verordnung zur elektronischen Signatur.
Mandantenportal: Nutzen für Kanzlei und Mandanten
Ein Portal soll Rückfragen verringern und den Austausch sicherer machen. Der Beitrag zeigt, welche Aufgaben es übernimmt und welchen Nutzen Kanzlei und Mandanten jeweils davon haben, aber auch, wo seine Grenzen liegen. Ausführlich: Mandantenportal: Nutzen für Kanzlei und Mandanten.
Dokumente sicher mit Mandanten austauschen
E-Mail ist bequem, aber nicht immer der richtige Weg für vertrauliche Unterlagen. Sie erfahren, was das Berufsrecht zur E-Mail sagt, wie sich Portal, verschlüsselte E-Mail und Freigabelinks unterscheiden und wie Sie Freigaben gezielt begrenzen. Ausführlich: Dokumente sicher mit Mandanten austauschen.
Zwei-Faktor-Anmeldung für Mandanten
Ein Passwort allein schützt Mandatsdaten nur begrenzt. Der Beitrag erklärt, wie die Zwei-Faktor-Anmeldung funktioniert, welche Verfahren es gibt und wie Sie Mandanten das Verfahren verständlich nahebringen. Ausführlich: Zwei-Faktor-Anmeldung für Mandanten.
Elektronische Signatur: Formen und Beweiswert
Nicht jede elektronische Unterschrift ersetzt die Schriftform. Hier lesen Sie, welche Signaturformen die eIDAS-Verordnung kennt, wann welche Form genügt und welchen Beweiswert ein signiertes Dokument im Prozess hat. Ausführlich: Elektronische Signatur: Formen und Beweiswert.
Mandanten richtig informieren
Die Pflicht, Mandanten zu informieren, ist berufsrechtlich und vertraglich verankert. Der Beitrag ordnet die wichtigsten Informationspflichten, gibt Hinweise zu Zeitpunkt und Form und zeigt, wie Sie die Information belegbar dokumentieren. Ausführlich: Mandanten richtig informieren.
Alle Themen im Überblick
Mandantenportal: Nutzen für Kanzlei und Mandanten
Was bringt ein Mandantenportal im Kanzleialltag? Weniger Rückfragen, sicherer Austausch und transparente Akten.
Dokumente sicher mit Mandanten austauschen
Wie tauschen Kanzleien vertrauliche Dokumente sicher aus? Portal, verschlüsselte E-Mail und Freigaben im Vergleich.
Zwei-Faktor-Anmeldung für Mandanten
Warum schützt eine Zwei-Faktor-Anmeldung Mandatsdaten besser, und wie erklärt man sie Mandanten verständlich?
Elektronische Signatur: Formen und Beweiswert
Einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur? Wann welche Form genügt und welchen Beweiswert sie hat.
Mandanten richtig informieren
Welche Informationen schulden Anwälte ihren Mandanten, und wie lässt sich die Information zuverlässig organisieren?
Häufige Fragen zu diesem Thema
Welche Aufgaben übernimmt ein Mandantenportal?
Ein Mandantenportal übernimmt den geschützten Austausch von Dokumenten und Nachrichten zwischen Kanzlei und Mandanten sowie die Information über den Stand der Sache. Mandanten melden sich an und sehen die Unterlagen, die die Kanzlei für sie freigegeben hat. Ausführlich: Mandantenportal: Nutzen für Kanzlei und Mandanten.
Warum genügt normale E-Mail für den Austausch von Mandatsdokumenten oft nicht?
Normale E-Mail genügt oft nicht, weil sie zwar meist verschlüsselt übertragen wird, auf den beteiligten Servern aber im Klartext liegen kann und leicht an falsche Empfänger geht. Für Mandatsgeheimnisse ist das ein erhebliches Risiko. Ausführlich: Dokumente sicher mit Mandanten austauschen.
Wie funktioniert die Zwei-Faktor-Anmeldung?
Bei der Zwei-Faktor-Anmeldung müssen Nutzer zwei voneinander unabhängige Nachweise erbringen, bevor sie Zugang erhalten: typischerweise etwas, das sie wissen, nämlich das Passwort, und etwas, das sie besitzen, etwa ein Smartphone oder einen Sicherheitsschlüssel. Ein gestohlenes Passwort allein reicht dann nicht mehr aus. Ausführlich: Zwei-Faktor-Anmeldung für Mandanten.
Welche Formen der elektronischen Signatur kennt die eIDAS-Verordnung?
Die eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 kennt drei Formen: die einfache, die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur. Sie unterscheiden sich darin, wie sicher sie den Unterzeichner identifizieren und das Dokument vor nachträglicher Veränderung schützen. Ausführlich: Elektronische Signatur: Formen und Beweiswert.
Welche Informationspflichten bestehen gegenüber Mandanten nach § 11 BORA?
Anwältinnen und Anwälte müssen Mandanten über den Fortgang der Sache, über Kosten und über Risiken informieren. Die zentrale berufsrechtliche Vorschrift ist § 11 Abs. 1 BORA: Der Mandant ist über alle wesentlichen Vorgänge und Maßnahmen unverzüglich zu unterrichten, und ihm ist von allen wesentlichen erhaltenen oder versandten Schriftstücken Kenntnis zu geben. Ausführlich: Mandanten richtig informieren.
Rechtsgrundlagen und Quellen
- § 11 BORA – Mandatsbearbeitung, Unterrichtung des Mandanten
- § 2 BORA – Verschwiegenheit
- § 43a BRAO – Grundpflichten, Verschwiegenheit
- Art. 32 DSGVO – Sicherheit der Verarbeitung
- § 126a BGB – Elektronische Form
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.