Das Wichtigste in Kürze
- Ein sicherer Posteingang erfasst jeden Eingang mit Datum, ordnet ihn einer Akte zu und leitet ihn an die zuständige Person weiter.
- Fristen sollten unmittelbar beim Eingang berechnet und im Fristenkalender notiert werden, weil Versäumnisse nach § 85 Abs. 2 ZPO dem Mandanten zugerechnet werden.
- Eine Wiedereinsetzung nach § 233 ZPO setzt voraus, dass die Frist ohne Verschulden versäumt wurde, was eine ordnungsgemäße Büroorganisation voraussetzt.
Dieser Beitrag gehört zum Ratgeber Posteingang, beA und elektronischer Rechtsverkehr. Verwandte Themen: beA: Nutzungspflichten für Anwälte und Postausgang und Zustellnachweis.
Welche Schritte gehören zum Posteingang?
Zum Posteingang gehören das Öffnen und Erfassen, die Zuordnung zur Akte, die Fristenprüfung und die Vorlage an die zuständige Person. Diese Schritte gelten für Papierpost, Fax, E-Mail und beA gleichermaßen.
Jeder Eingang erhält ein Eingangsdatum, bei Papier in der Regel per Eingangsstempel, bei elektronischen Eingängen durch das System. Legen Sie fest, wer das beA und die Kanzlei-Postfächer täglich prüft und wer diese Aufgabe bei Urlaub oder Krankheit übernimmt.
Nach ständiger Rechtsprechung des BGH muss die Kanzlei so organisiert sein, dass Fristen zuverlässig erfasst und überwacht werden. Schriftliche Arbeitsanweisungen und klare Zuständigkeiten sind deshalb nicht nur praktisch, sondern auch für eine spätere Wiedereinsetzung von Bedeutung. Wichtig ist, dass kein Eingang die Kanzlei durchläuft, ohne dass diese Schritte vollständig erledigt und nachvollziehbar vermerkt sind.
- Eingang öffnen und mit Datum erfassen
- Der richtigen Akte zuordnen
- Fristen prüfen und notieren
- Der zuständigen Person vorlegen
- Erledigung dokumentieren
Eingänge der richtigen Akte zuordnen
Eingänge ordnen Sie der richtigen Akte zu, indem Sie eindeutige Merkmale abgleichen: Ihr eigenes Aktenzeichen, das Aktenzeichen des Gerichts oder der Gegenseite, die Namen der Beteiligten und den Betreff. Ein Merkmal allein reicht oft nicht aus.
Fehlzuordnungen sind riskant. Landet ein Urteil in der falschen Akte, wird die Frist womöglich nicht notiert; landet ein Schreiben bei einer falschen Person, kann zudem die Verschwiegenheit nach § 43a Abs. 2 BRAO berührt sein.
Legen Sie fest, wie mit Eingängen verfahren wird, die sich nicht sicher zuordnen lassen. Sie gehören in eine gesonderte Klärungsliste, die täglich abgearbeitet wird, und sollten nicht in einer allgemeinen Ablage verschwinden. Hilfreich ist es, Mandanten, Gerichte und Gegner zu bitten, stets Ihr Aktenzeichen anzugeben. Pflegen Sie außerdem die gegnerischen und gerichtlichen Aktenzeichen sorgfältig in den Stammdaten.
- Eigenes Aktenzeichen
- Gerichtliches Aktenzeichen
- Aktenzeichen der Gegenseite
- Namen von Mandant und Gegner
- Klärungsliste für unklare Eingänge
Fristen direkt beim Eingang notieren
Fristen notieren Sie am sichersten direkt beim Eingang, bevor das Schriftstück in die Akte oder zur Bearbeitung geht. Dazu gehören die eigentliche Frist und eine Vorfrist, die ausreichend Zeit für die Bearbeitung lässt.
Für Zustellungen gegen elektronisches Empfangsbekenntnis nach § 173 Abs. 3 ZPO ist grundsätzlich der im eEB angegebene Tag der empfangsbereiten Entgegennahme maßgeblich; der bloße technische Eingang im Postfach genügt nicht (BGH, Beschluss vom 17. Januar 2024 – VII ZB 22/23). Die Fristberechnung richtet sich nach § 222 ZPO in Verbindung mit §§ 187 ff. BGB.
Nach ständiger Rechtsprechung des BGH können die Berechnung gewöhnlicher Fristen und deren Notierung auf zuverlässiges, entsprechend geschultes und überwachtes Kanzleipersonal übertragen werden. Die anwaltliche Eigenkontrolle wird dadurch nicht ersetzt, wenn die Akte zur Bearbeitung eines fristgebundenen Vorgangs vorgelegt wird (vgl. BGH, Beschluss vom 12. September 2019 – IX ZB 13/19).
Kennzeichnen Sie Schriftstücke, bei denen die Frist unklar ist, und legen Sie diese sofort einem Berufsträger vor. Im Zweifel sollte die kürzere mögliche Frist notiert werden.
- Zustellungsdatum feststellen
- Frist berechnen
- Frist und Vorfrist im Kalender eintragen
- Eintrag auf dem Schriftstück vermerken
- Akte der zuständigen Person vorlegen
Häufige Fragen kurz beantwortet
Welche Schritte gehören zum Posteingang?
Zum Posteingang gehören das Öffnen und Erfassen, die Zuordnung zur Akte, die Fristenprüfung und die Vorlage an die zuständige Person. Diese Schritte gelten für Papierpost, Fax, E-Mail und beA gleichermaßen.
Wie ordne ich Eingänge der richtigen Akte zu?
Eingänge ordnen Sie der richtigen Akte zu, indem Sie eindeutige Merkmale abgleichen: Ihr eigenes Aktenzeichen, das Aktenzeichen des Gerichts oder der Gegenseite, die Namen der Beteiligten und den Betreff. Ein Merkmal allein reicht oft nicht aus.
Wann notiere ich Fristen im Posteingang?
Fristen notieren Sie am sichersten direkt beim Eingang, bevor das Schriftstück in die Akte oder zur Bearbeitung geht. Dazu gehören die eigentliche Frist und eine Vorfrist, die ausreichend Zeit für die Bearbeitung lässt.
Rechtsgrundlagen und Quellen
- § 85 ZPO – Wirkung der Prozessvollmacht
- § 233 ZPO – Wiedereinsetzung in den vorigen Stand
- § 222 ZPO – Fristberechnung
- § 187 BGB – Fristbeginn
- § 173 ZPO – Zustellung von elektronischen Dokumenten
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.