Das Wichtigste in Kürze
- Vollständige und eindeutige Beteiligtendaten sind die Grundlage der Prüfung widerstreitender Interessen nach § 43a Abs. 4 BRAO.
- Kanzleien verarbeiten Mandantendaten regelmäßig zur Durchführung des Mandats, Gegnerdaten zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).
- Nach dem Grundsatz der Richtigkeit (Art. 5 Abs. 1 lit. d DSGVO) sind Stammdaten aktuell zu halten und Dubletten zu bereinigen.
Worum es in diesem Ratgeber geht
Dieser Ratgeber zeigt, wie Kanzleien die Daten aller Beteiligten einer Akte erfassen und pflegen: Mandanten, Gegner und deren Anwälte, Gerichte, Behörden und weitere Personen. Er richtet sich an alle, die in der Kanzlei Stammdaten anlegen oder ändern.
Saubere Beteiligtendaten tragen mehrere Pflichten zugleich. Sie sind Voraussetzung für die Kollisionsprüfung nach § 43a Abs. 4 BRAO, für korrekte Zustellungen und Rechnungen und für die sichere Auszahlung von Fremdgeld. Zugleich handelt es sich um personenbezogene Daten, für die die DSGVO Rechtsgrundlagen, Informationspflichten und Löschung regelt.
Die einzelnen Beiträge behandeln die Pflege der Mandantenstammdaten, den Umgang mit Dubletten, die Erfassung von Gegnern, Gerichten und Behörden, Vertretungsverhältnisse, Bankverbindungen und den Datenschutz. Jeder Beitrag beantwortet eine praktische Frage aus dem Kanzleialltag und nennt die einschlägigen Normen. Rechtsfragen des Einzelfalls ersetzt das nicht, gibt Ihnen aber einen geordneten Überblick.
Mandantenstammdaten richtig pflegen
Welche Angaben braucht die Kanzlei von ihren Mandanten, und wie viel ist zu viel? Der Beitrag unterscheidet natürliche Personen und Unternehmen und zeigt, wie Stammdaten aktuell bleiben. Ausführlich: Mandantenstammdaten richtig pflegen.
Dubletten in den Beteiligtendaten vermeiden
Zwei Datensätze für dieselbe Person wirken harmlos, können aber die Kollisionsprüfung aushebeln. Hier erfahren Sie, woran Sie Dubletten erkennen und wie Sie sie ohne Datenverlust zusammenführen. Ausführlich: Dubletten in den Beteiligtendaten vermeiden.
Gegner, Gerichte und Behörden erfassen
Eine Akte hat mehr Beteiligte als Mandant und Gegner. Der Beitrag erklärt die typischen Rollen, die Erfassung von Gerichten und Behörden und den Umgang mit fremden Aktenzeichen. Ausführlich: Gegner, Gerichte und Behörden erfassen.
Vertretung und Bevollmächtigte erfassen
Eltern, Betreuer, Geschäftsführer, Bevollmächtigte: Wer für wen handelt, muss in der Akte klar erkennbar sein. Der Beitrag zeigt, wie Sie Vertretung abbilden, mit dem Anwalt der Gegenseite umgehen und Vollmachten nachhalten. Ausführlich: Vertretung und Bevollmächtigte erfassen.
Bankverbindungen erfassen und prüfen
Fremdgeld muss schnell und an die richtige Stelle fließen. Der Beitrag erklärt, wofür Kontodaten in der Akte gebraucht werden, was die IBAN-Prüfung leistet und wie Sie sich gegen gefälschte Kontoänderungen schützen. Ausführlich: Bankverbindungen erfassen und prüfen.
Mandantendaten und Datenschutz
Auch Gegner und Zeugen haben Datenschutzrechte, aber nicht in jedem Fall einen Anspruch auf Information. Der Beitrag ordnet Rechtsgrundlagen, Informationspflichten und Löschfristen für Kanzleien ein. Ausführlich: Mandantendaten und Datenschutz.
Alle Themen im Überblick
Mandantenstammdaten richtig pflegen
Welche Daten braucht die Kanzlei von Mandanten, und wie bleiben sie aktuell? Stammdaten, Kontaktwege und Zuständigkeiten.
Dubletten in den Beteiligtendaten vermeiden
Warum doppelte Datensätze gefährlich sind – auch für die Kollisionsprüfung – und wie Kanzleien sie vermeiden und bereinigen.
Gegner, Gerichte und Behörden erfassen
Wie erfassen Kanzleien die übrigen Beteiligten einer Akte? Rollen, Aktenzeichen der Gegenseite und Gerichte richtig zuordnen.
Vertretung und Bevollmächtigte erfassen
Wer vertritt wen? Gesetzliche Vertreter, Bevollmächtigte und gegnerische Anwälte in der Akte richtig abbilden.
Bankverbindungen erfassen und prüfen
Wie erfassen Kanzleien Bankverbindungen fehlerfrei? IBAN-Prüfung, Kontoinhaber und der sichere Umgang mit Kontodaten.
Mandantendaten und Datenschutz
Welche Datenschutzpflichten gelten für Mandanten- und Gegnerdaten? Informationspflichten, Rechtsgrundlagen, Speicherdauer und Löschung.
Häufige Fragen zu diesem Thema
Welche Mandantenstammdaten sollte die Kanzlei erfassen?
Erfassen Sie so viele Daten, dass der Mandant eindeutig identifizierbar und erreichbar ist, aber nicht mehr, als für das Mandat erforderlich ist (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO). Zum Kern gehören Name, Anschrift und mindestens ein Kontaktweg. Für die Rechnung brauchen Sie den vollständigen Namen und die Anschrift des Leistungsempfängers (§ 14 Abs. 4 UStG). Ausführlich: Mandantenstammdaten richtig pflegen.
Warum sind Dubletten in der Kanzleisoftware ein Risiko?
Dubletten sind ein Risiko, weil die Kanzlei dieselbe Person unter mehreren Datensätzen führt, ohne es zu merken. Die Kollisionsprüfung findet dann nur einen Teil der Bezüge. Wer ein Unternehmen als Gegner unter „Meier GmbH“ und als Mandantin unter „Meyer GmbH“ erfasst, übersieht womöglich einen Interessenwiderstreit nach § 43a Abs. 4 BRAO. Ausführlich: Dubletten in den Beteiligtendaten vermeiden.
Welche Rollen gibt es in einer Akte neben dem Mandanten?
In einer Akte gibt es neben dem Mandanten vor allem den Gegner, den Bevollmächtigten der Gegenseite und die entscheidende Stelle, also Gericht oder Behörde. Je nach Verfahren kommen Zeugen, Sachverständige, Versicherungen, Nebenintervenienten und Streitverkündete (§§ 66, 72 ZPO) oder in der Zwangsvollstreckung Drittschuldner hinzu. Ausführlich: Gegner, Gerichte und Behörden erfassen.
Was ist der Unterschied zwischen gesetzlicher und rechtsgeschäftlicher Vertretung?
Gesetzliche Vertretung beruht auf dem Gesetz, rechtsgeschäftliche Vertretung auf einer Vollmacht (§ 167 BGB). Gesetzliche Vertreter sind etwa die Eltern eines minderjährigen Kindes (§ 1629 BGB) und rechtliche Betreuer in ihrem Aufgabenkreis (§ 1823 BGB). Gesellschaften handeln durch ihre Organe, die GmbH etwa durch den Geschäftsführer (§ 35 GmbHG). Ausführlich: Vertretung und Bevollmächtigte erfassen.
Wozu braucht man Bankverbindungen in der Akte?
Bankverbindungen werden in der Akte gebraucht, um Zahlungen korrekt zuzuordnen und Geld an die richtige Stelle zu leiten. Dazu zählen die Auszahlung von Fremdgeld an den Mandanten, Zahlungen an die Gegenseite etwa nach einem Vergleich und die Zuordnung eingehender Zahlungen von Gegnern oder Versicherungen. Ausführlich: Bankverbindungen erfassen und prüfen.
Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten Kanzleien Mandantendaten nach der DSGVO?
Kanzleien verarbeiten Mandantendaten in erster Linie zur Erfüllung des Mandatsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Daten von Gegnern, Zeugen und anderen Beteiligten verarbeiten sie in der Regel zur Wahrung berechtigter Interessen, nämlich des Interesses des Mandanten an der Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit gesetzliche Pflichten bestehen, etwa Aufbewahrungspflichten, kommt Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO hinzu. Ausführlich: Mandantendaten und Datenschutz.
Rechtsgrundlagen und Quellen
- § 43a BRAO – Grundpflichten
- Art. 5 DSGVO – Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten
- Art. 6 DSGVO – Rechtmäßigkeit der Verarbeitung
- Art. 14 DSGVO – Informationspflicht bei Dritterhebung
- § 29 BDSG – Rechte der betroffenen Person bei Geheimhaltungspflichten
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.