Das Wichtigste in Kürze
- Gesetzliche Vertreter handeln kraft Gesetzes, etwa Eltern für ihr Kind (§ 1629 BGB); Bevollmächtigte handeln kraft erteilter Vollmacht (§ 167 BGB).
- Ist die Gegenseite anwaltlich vertreten, dürfen Sie nicht ohne Einwilligung ihres Anwalts unmittelbar mit ihr Verbindung aufnehmen oder verhandeln (§ 12 BORA).
- Die Prozessvollmacht ist schriftlich zu den Gerichtsakten zu reichen; der Gegner kann ihren Mangel in jeder Lage des Rechtsstreits rügen (§§ 80, 88 ZPO).
Dieser Beitrag gehört zum Ratgeber Mandanten- und Beteiligtendaten in der Kanzlei. Verwandte Themen: Mandantenstammdaten richtig pflegen und Dubletten in den Beteiligtendaten vermeiden.
Gesetzliche und rechtsgeschäftliche Vertretung
Gesetzliche Vertretung beruht auf dem Gesetz, rechtsgeschäftliche Vertretung auf einer Vollmacht (§ 167 BGB). Gesetzliche Vertreter sind etwa die Eltern eines minderjährigen Kindes (§ 1629 BGB) und rechtliche Betreuer in ihrem Aufgabenkreis (§ 1823 BGB). Gesellschaften handeln durch ihre Organe, die GmbH etwa durch den Geschäftsführer (§ 35 GmbHG).
In der Akte bilden Sie beides getrennt ab: Die vertretene Person oder Gesellschaft ist der Beteiligte, der Vertreter wird mit seiner Funktion verknüpft. So bleibt klar, wessen Interessen Sie wahrnehmen und wer Erklärungen abgeben darf. Im Prozess ist das wichtig, weil nicht prozessfähige Parteien durch ihre gesetzlichen Vertreter handeln (§ 51 ZPO).
Prüfen Sie die Vertretungsmacht zu Beginn und bei längeren Mandaten erneut: Geschäftsführer werden abberufen, Betreuungen enden, Kinder werden volljährig. Zustellungen für eine nicht prozessfähige Person gehen an ihren gesetzlichen Vertreter (§ 170 ZPO).
Der Anwalt der Gegenseite
Den Anwalt der Gegenseite erfassen Sie als eigenen Beteiligten mit der Rolle „Bevollmächtigter des Gegners“ und verknüpfen ihn mit der Partei, die er vertritt. Dazu gehören Kanzleianschrift, sein Aktenzeichen und der Übermittlungsweg, in der Regel das beA. Zwischen Anwälten ist auch die Zustellung von Anwalt zu Anwalt möglich (§ 195 ZPO).
Sobald die Gegenseite anwaltlich vertreten ist, richtet sich Ihre Kommunikation an deren Anwalt. Nach § 12 BORA dürfen Sie nicht ohne dessen Einwilligung unmittelbar mit der vertretenen Partei Verbindung aufnehmen oder verhandeln. Im Rechtsstreit sind Zustellungen an den bestellten Prozessbevollmächtigten zu richten (§ 172 ZPO).
Halten Sie fest, seit wann die Gegenseite vertreten ist und ob sich die Vertretung auf die ganze Sache oder nur einen Teil bezieht. Legt der gegnerische Anwalt das Mandat nieder, vermerken Sie das mit Datum. Im Anwaltsprozess wird die Kündigung der Vollmacht dem Gegner gegenüber erst mit der Anzeige der Bestellung eines anderen Anwalts wirksam (§ 87 Abs. 1 ZPO).
Vollmachten nachhalten
Vollmachten halten Sie nach, indem Sie für jede Akte vermerken, ob eine unterschriebene Vollmacht vorliegt, welchen Umfang sie hat und wo das Original liegt. Fehlt die Vollmacht bei Aktenanlage, setzen Sie eine Wiedervorlage. Im Prozess ist die Vollmacht schriftlich zu den Gerichtsakten zu reichen (§ 80 ZPO).
Der Gegner kann den Mangel der Vollmacht in jeder Lage des Rechtsstreits rügen (§ 88 Abs. 1 ZPO). Tritt als Bevollmächtigter ein Rechtsanwalt auf, berücksichtigt das Gericht einen Vollmachtsmangel grundsätzlich nicht von Amts wegen (§ 88 Abs. 2 ZPO). Nach § 80 ZPO ist die Vollmacht schriftlich zu den Gerichtsakten einzureichen; sie kann nachgereicht werden. Prüfen Sie bei elektronischer Übermittlung, in welcher Form im konkreten Verfahren der Vollmachtsnachweis geführt werden kann, und halten Sie eine unterschriebene Vollmacht gegebenenfalls für eine gerichtliche Nachforderung bereit.
Achten Sie auf den Umfang: Die Prozessvollmacht ermächtigt kraft Gesetzes zu allen den Rechtsstreit betreffenden Prozesshandlungen (§ 81 ZPO), eine außergerichtliche Vollmacht kann enger gefasst sein. Auch Vollmachten und Entbindungen von der Schweigepflicht, etwa für Auskünfte bei Behörden oder Versicherungen, gehören in die Übersicht.
- Vollmacht liegt unterschrieben vor
- Umfang und Datum sind vermerkt
- Aufbewahrungsort des Originals ist bekannt
- Wiedervorlage bei fehlender Vollmacht gesetzt
- Widerruf oder Niederlegung dokumentiert
Häufige Fragen kurz beantwortet
Was ist der Unterschied zwischen gesetzlicher und rechtsgeschäftlicher Vertretung?
Gesetzliche Vertretung beruht auf dem Gesetz, rechtsgeschäftliche Vertretung auf einer Vollmacht (§ 167 BGB). Gesetzliche Vertreter sind etwa die Eltern eines minderjährigen Kindes (§ 1629 BGB) und rechtliche Betreuer in ihrem Aufgabenkreis (§ 1823 BGB). Gesellschaften handeln durch ihre Organe, die GmbH etwa durch den Geschäftsführer (§ 35 GmbHG).
Wie erfasse ich den Anwalt der Gegenseite als Beteiligten?
Den Anwalt der Gegenseite erfassen Sie als eigenen Beteiligten mit der Rolle „Bevollmächtigter des Gegners“ und verknüpfen ihn mit der Partei, die er vertritt. Dazu gehören Kanzleianschrift, sein Aktenzeichen und der Übermittlungsweg, in der Regel das beA. Zwischen Anwälten ist auch die Zustellung von Anwalt zu Anwalt möglich (§ 195 ZPO).
Wie halte ich Vollmachten in der Akte nach?
Vollmachten halten Sie nach, indem Sie für jede Akte vermerken, ob eine unterschriebene Vollmacht vorliegt, welchen Umfang sie hat und wo das Original liegt. Fehlt die Vollmacht bei Aktenanlage, setzen Sie eine Wiedervorlage. Im Prozess ist die Vollmacht schriftlich zu den Gerichtsakten zu reichen (§ 80 ZPO).
Rechtsgrundlagen und Quellen
- § 167 BGB – Erteilung der Vollmacht
- § 1629 BGB – Vertretung des Kindes
- § 80 ZPO – Prozessvollmacht
- § 88 ZPO – Mangel der Vollmacht
- § 172 ZPO – Zustellung an Prozessbevollmächtigte
- § 12 BORA – Umgehung des Gegenanwalts
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.