Mandantenstammdaten richtig pflegen

Dieser Beitrag gehört zum Ratgeber Mandanten- und Beteiligtendaten in der Kanzlei. Verwandte Themen: Dubletten in den Beteiligtendaten vermeiden und Gegner, Gerichte und Behörden erfassen.

Welche Stammdaten erfasst werden sollten

Erfassen Sie so viele Daten, dass der Mandant eindeutig identifizierbar und erreichbar ist, aber nicht mehr, als für das Mandat erforderlich ist (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO). Zum Kern gehören Name, Anschrift und mindestens ein Kontaktweg. Für die Rechnung brauchen Sie den vollständigen Namen und die Anschrift des Leistungsempfängers (§ 14 Abs. 4 UStG).

Weitere Angaben erleichtern die Arbeit: der bevorzugte Kommunikationsweg, eine Absprache zur Kommunikation per unverschlüsselter E-Mail, die Rechtsschutzversicherung mit Versicherungsnummer und gegebenenfalls eine Bankverbindung für Auszahlungen. Bei Unternehmen kommt die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hinzu, wenn sie für die Rechnung benötigt wird.

Unterfällt die anwaltliche Tätigkeit dem Verpflichtetenkatalog des § 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG, etwa bei der Mitwirkung an bestimmten Immobilien- und Unternehmensgeschäften oder Vermögenstransaktionen, müssen die gesetzlichen Sorgfaltspflichten eingehalten werden. Dazu gehören nach §§ 10 und 11 GwG insbesondere die risikogerechte Identifizierung des Vertragspartners, gegebenenfalls der auftretenden Person und des wirtschaftlich Berechtigten sowie die vorgesehenen Angaben zur Geschäftsbeziehung. Aufbewahrung und Löschung richten sich ergänzend nach § 8 GwG.

• Vollständiger Name, bei Personen ergänzend das Geburtsdatum zur Unterscheidung
• Anschrift
• Telefon und E-Mail mit bevorzugtem Kontaktweg
• Rechtsschutzversicherung und Versicherungsnummer
• Bankverbindung für Auszahlungen
• Bei Unternehmen: Rechtsform, Register und USt-IdNr.

Natürliche Personen und Unternehmen

Natürliche Personen und Unternehmen unterscheiden sich vor allem darin, wer handelt: Eine natürliche Person handelt selbst oder durch einen Vertreter, eine Gesellschaft durch ihre Organe oder Bevollmächtigte. Legen Sie deshalb den Rechtsträger als eigenen Datensatz an und verknüpfen Sie die handelnden Personen mit ihrer Funktion.

Bei Gesellschaften erfassen Sie die genaue Firma mit Rechtsform, Sitz, Registergericht und Registernummer. Diese Angaben lassen sich im Handelsregister prüfen, das jedem zur Einsicht offensteht (§ 9 HGB). Die Vertretungsbefugnis ergibt sich aus Gesetz, Gesellschaftsvertrag und Registereintrag, bei der GmbH etwa aus § 35 GmbHG.

Bei natürlichen Personen genügt der Name oft nicht zur Unterscheidung; das Geburtsdatum hilft, Namensgleiche auseinanderzuhalten. Einzelkaufleute führen Sie als natürliche Person. Ihre Firma ist nur der Name, unter dem sie ihre Geschäfte betreiben (§ 17 HGB), und kein eigener Rechtsträger.

Stammdaten aktuell halten

Stammdaten halten Sie aktuell, indem Sie Änderungen sofort bei Eingang übernehmen und bei jedem neuen Mandat die vorhandenen Daten bestätigen lassen. Die DSGVO verlangt, dass personenbezogene Daten sachlich richtig und erforderlichenfalls auf dem neuesten Stand sind (Art. 5 Abs. 1 lit. d DSGVO). Der Mandant hat zudem einen Anspruch auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO).

Veraltete Daten haben praktische Folgen: Schreiben erreichen den Mandanten nicht, Rückfragen zu Fristen verzögern sich. Bei Unternehmen ändern sich Firma, Sitz oder Geschäftsführung; ein Blick ins Handelsregister vor wichtigen Schriftsätzen schützt vor einer falschen Parteibezeichnung.

Legen Sie fest, wer Stammdaten ändern darf, und protokollieren Sie Änderungen mit Datum. Besonders kritisch sind Änderungen der Bankverbindung: Bestätigen Sie diese über einen bereits bekannten Kontaktweg, bevor Sie Geld auszahlen.

• Daten bei jedem neuen Mandat bestätigen lassen
• Änderungen sofort einpflegen und datieren
• Registerangaben bei Unternehmen vor wichtigen Schritten prüfen
• Neue Bankverbindungen gesondert verifizieren

Häufige Fragen kurz beantwortet

Rechtsgrundlagen und Quellen

• § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
• § 9 HGB – Einsichtnahme in das Handelsregister
• § 35 GmbHG – Vertretung der Gesellschaft
• Art. 5 DSGVO – Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten
• Art. 16 DSGVO – Recht auf Berichtigung

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.