Das Wichtigste in Kürze
- Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmer, auch Kanzleien, E-Rechnungen im Sinne des § 14 Abs. 1 UStG entgegennehmen können.
- Für die Ausstellung erlaubt § 27 Abs. 38 UStG bis Ende 2026 noch Papier- und andere elektronische Rechnungen, für kleinere Unternehmen teilweise bis Ende 2027.
- Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV und Rechnungen an Verbraucher.
Dieser Beitrag gehört zum Ratgeber E-Rechnung für Kanzleien. Verwandte Themen: XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format passt zur Kanzlei? und Die Anwaltsrechnung als E-Rechnung.
Seit wann müssen Kanzleien E-Rechnungen empfangen können?
Kanzleien müssen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 empfangen können. Für die Empfangspflicht sieht das Gesetz keine Übergangsfrist vor, sie gilt also unabhängig von Umsatz und Größe der Kanzlei.
Die Pflicht betrifft Rechnungen, die andere inländische Unternehmer für Leistungen an die Kanzlei ausstellen, etwa für Software, Miete, Bürobedarf oder Fortbildungen. Ist eine E-Rechnung vorgeschrieben, darf der Rechnungssteller sie verschicken, ohne vorher Ihre Zustimmung einzuholen.
Für die gesetzliche Empfangsbereitschaft genügt nach den FAQ des Bundesfinanzministeriums grundsätzlich ein E-Mail-Postfach; ein bestimmtes Übertragungsnetz wie Peppol ist nicht vorgeschrieben. E-Rechnungen müssen aber so archiviert werden können, dass zumindest ihre strukturierten Daten unversehrt erhalten bleiben. Legen Sie Zuständigkeiten für Empfang, Prüfung und Aufbewahrung fest.
- Empfangspflicht seit 1. Januar 2025
- gilt für alle inländischen Unternehmer, auch Einzelkanzleien
- keine Zustimmung des Empfängers erforderlich, soweit die E-Rechnung Pflicht ist
- E-Mail-Postfach als Empfangsweg grundsätzlich ausreichend
Ab wann müssen Kanzleien E-Rechnungen ausstellen?
Kanzleien müssen E-Rechnungen spätestens für Umsätze ab dem 1. Januar 2028 ausstellen, wenn der Mandant ein inländischer Unternehmer ist und die Leistung für sein Unternehmen bezieht. Bis dahin gelten die Übergangsregeln des § 27 Abs. 38 UStG.
Grundlage ist § 14 Abs. 2 UStG: Bei im Inland steuerbaren Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ist unter den gesetzlichen Voraussetzungen eine E-Rechnung auszustellen. Im Inland ansässig ist ein Unternehmer insbesondere bei Sitz, Geschäftsleitung oder einer an dem Umsatz beteiligten festen Niederlassung im Inland; eine bloße deutsche Umsatzsteuerregistrierung eines ausländischen Unternehmers reicht dafür nicht. Bei einer Honorarrechnung kommt es zudem darauf an, ob der Mandant die Leistung für sein Unternehmen bezieht.
In den Jahren 2025 und 2026 dürfen Unternehmer im Rahmen des § 27 Abs. 38 UStG statt einer E-Rechnung grundsätzlich noch Papierrechnungen ausstellen. Eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format, beispielsweise eine einfache PDF per E-Mail, setzt die Zustimmung des Empfängers voraus. Für 2027 bestehen weitere Übergangsregelungen bei Vorjahresumsätzen bis 800.000 Euro und bei bestimmten EDI-Verfahren.
Welche Übergangsregeln und Ausnahmen gelten?
Im Jahr 2027 dürfen Unternehmer, deren Gesamtumsatz im Kalenderjahr 2026 nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat, für die betroffenen Umsätze weiterhin Papierrechnungen oder – mit Zustimmung des Empfängers – sonstige elektronische Rechnungen ausstellen (§ 27 Abs. 38 UStG). Daneben dürfen bis Ende 2027 EDI-Rechnungen unter den gesetzlichen Voraussetzungen mit Zustimmung des Empfängers genutzt werden, auch wenn sie nicht sämtliche Anforderungen an das neue strukturierte Format erfüllen. Für andere inländische B2B-Rechnungen greift die Ausstellungspflicht vorbehaltlich weiterer Ausnahmen grundsätzlich ab dem 1. Januar 2027.
Unabhängig von den Übergangsfristen verlangt das Umsatzsteuerrecht keine E-Rechnung für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV), bestimmte Fahrausweise (§ 34 UStDV) und Rechnungen über Leistungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV). Kleinunternehmer bleiben jedoch seit dem 1. Januar 2025 verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können.
Leistungen an Verbraucher fallen nicht unter die umsatzsteuerliche E-Rechnungspflicht. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können unabhängig davon besondere Verpflichtungen bestehen, beispielsweise nach der E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) und entsprechenden Landesregelungen. Umsatzsteuerrechtliche B2B-Pflichten und vergaberechtliche B2G-Regelungen sind deshalb gesondert zu prüfen.
- 2025 und 2026: Papier weiter zulässig, andere elektronische Formate nur mit Zustimmung
- 2027: Ausnahme für Unternehmer unterhalb der Vorjahres-Umsatzgrenze sowie für EDI-Verfahren
- ab 2028: E-Rechnung für alle inländischen B2B-Umsätze
- dauerhaft ausgenommen: Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise, Rechnungen an Verbraucher
Häufige Fragen kurz beantwortet
Seit wann müssen Kanzleien E-Rechnungen empfangen können?
Kanzleien müssen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 empfangen können. Für die Empfangspflicht sieht das Gesetz keine Übergangsfrist vor, sie gilt also unabhängig von Umsatz und Größe der Kanzlei.
Ab wann müssen Kanzleien E-Rechnungen ausstellen?
Kanzleien müssen E-Rechnungen spätestens für Umsätze ab dem 1. Januar 2028 ausstellen, wenn der Mandant ein inländischer Unternehmer ist und die Leistung für sein Unternehmen bezieht. Bis dahin gelten die Übergangsregeln des § 27 Abs. 38 UStG.
Welche Übergangsregeln und Ausnahmen gelten?
Im Jahr 2027 dürfen Unternehmer, deren Gesamtumsatz im Kalenderjahr 2026 nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat, für die betroffenen Umsätze weiterhin Papierrechnungen oder – mit Zustimmung des Empfängers – sonstige elektronische Rechnungen ausstellen (§ 27 Abs. 38 UStG). Daneben dürfen bis Ende 2027 EDI-Rechnungen unter den gesetzlichen Voraussetzungen mit Zustimmung des Empfängers genutzt werden, auch wenn sie nicht sämtliche Anforderungen an das neue strukturierte Format erfüllen. Für andere inländische B2B-Rechnungen greift die Ausstellungspflicht vorbehaltlich weiterer Ausnahmen grundsätzlich ab dem 1. Januar 2027.
Rechtsgrundlagen und Quellen
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
- § 27 UStG – Allgemeine Übergangsvorschriften (Abs. 38)
- § 33 UStDV – Rechnungen über Kleinbeträge
- BMF-Schreiben zur obligatorischen E-Rechnung vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025 sowie ergänzendes BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026; BMF-FAQ zur E-Rechnung, Stand März 2026
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.