Das Wichtigste in Kürze
- Die Umstellung beginnt mit einer Bestandsaufnahme aller eingehenden und ausgehenden Rechnungswege.
- Die Abrechnungssoftware muss E-Rechnungen erzeugen, die § 14 Abs. 1 UStG und die Angaben des § 10 RVG vollständig abbilden.
- Tests und eine rechtzeitige Information der Mandanten verhindern Zahlungsverzögerungen nach Ablauf der Übergangsfristen des § 27 Abs. 38 UStG.
Dieser Beitrag gehört zum Ratgeber E-Rechnung für Kanzleien. Verwandte Themen: E-Rechnungspflicht für Anwälte: Was gilt ab wann? und XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format passt zur Kanzlei?.
Bestandsaufnahme: Wo entstehen und wo landen Rechnungen?
Die Bestandsaufnahme klärt, auf welchen Wegen Rechnungen die Kanzlei erreichen und verlassen. Erst danach lässt sich entscheiden, welche Abläufe und welche Software angepasst werden müssen.
Für den Rechnungseingang listen Sie Ihre Lieferanten und Dienstleister auf und notieren, wie deren Rechnungen heute ankommen. Für den Rechnungsausgang ermitteln Sie, welcher Anteil der Mandanten Unternehmer ist und wie viele Rechnungen an Verbraucher, Behörden oder Rechtsschutzversicherungen gehen.
Prüfen Sie auch, ob Ihre Stammdaten ausreichen. Für die E-Rechnung brauchen Sie bei unternehmerischen Mandanten vollständige Anschriften und gegebenenfalls Bestellnummern oder Leitweg-IDs. Ohne sauber erfasste Unternehmereigenschaft kann die Software nicht entscheiden, welches Format sie erzeugt. Ergänzen Sie fehlende Angaben am besten schrittweise, beginnend mit den Mandanten, die regelmäßig Rechnungen erhalten. Auch die Rechnungsnummernkreise sollten Sie bei dieser Gelegenheit prüfen.
- Eingangswege: Post, E-Mail, Portale
- Ausgangswege: Papier, PDF, strukturierte Formate
- Mandantenstruktur: Unternehmer, Verbraucher, öffentliche Auftraggeber
- Stammdaten: Anschriften, Unternehmereigenschaft, Kennungen
Software und Abläufe anpassen
Passen Sie Software und Abläufe so an, dass die Kanzlei E-Rechnungen erzeugen, empfangen, prüfen und im Originalformat archivieren kann. Klären Sie mit dem Anbieter Ihrer Abrechnungssoftware, welche Formate und Profile sie unterstützt.
Beim Rechnungsausgang müssen die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG im strukturierten Teil der E-Rechnung stehen. Für die anwaltliche Vergütungsberechnung verlangt § 10 Abs. 1 RVG seit dem 17. Juli 2024 nur noch Textform, keine eigenhändige Unterschrift. Stellen Sie sicher, dass der Mandant eine dauerhaft speicherbare, lesbare Berechnung mit den Gebührenangaben nach § 10 Abs. 2 RVG erhält.
Beim Rechnungseingang definieren Sie ein zentrales Postfach, Zuständigkeiten für Prüfung und Freigabe und die Übergabe an Buchhaltung oder Steuerberatung. Stimmen Sie mit der Steuerberatung ab, in welcher Form sie die Daten benötigt. Beschreiben Sie die neuen Abläufe in der Verfahrensdokumentation nach den GoBD.
- Formate und Profile der Abrechnungssoftware klären
- Abbildung der RVG-Angaben in den XML-Daten prüfen
- Zuständigkeiten für Prüfung und Freigabe festlegen
- Archivierung im Originalformat sicherstellen
- Verfahrensdokumentation aktualisieren
Testen und Mandanten informieren
Testen Sie die E-Rechnung vor dem Pflichtstart mit echten Abrechnungsfällen und informieren Sie unternehmerische Mandanten rechtzeitig über die Umstellung. So erkennen Sie Fehler, bevor sie den Zahlungseingang verzögern.
Erstellen Sie Testrechnungen für typische Konstellationen: Wertgebühren mit Gegenstandswert, Zeithonorar, Vorschuss mit Schlussrechnung und Auslagen. Prüfen Sie die erzeugten Dateien mit einem Validierungswerkzeug und kontrollieren Sie die Darstellung im Anzeigeprogramm. Senden Sie erste E-Rechnungen an Mandanten, die dazu bereit sind, und bitten Sie um Rückmeldung.
Teilen Sie unternehmerischen Mandanten mit, ab wann Sie E-Rechnungen versenden, in welchem Format und von welcher Adresse. Fragen Sie nach einer Empfangsadresse. Im Rahmen der Übergangsregelungen des § 27 Abs. 38 UStG können Papierrechnungen noch zulässig sein; andere elektronische Formate, beispielsweise eine einfache PDF per E-Mail, setzen die Zustimmung des Empfängers voraus. Auch im Jahr 2027 bestehen für bestimmte Unternehmer und EDI-Verfahren Ausnahmen.
- Testfälle aus der eigenen Abrechnungspraxis anlegen
- Dateien validieren und Darstellung prüfen
- Pilotversand an ausgewählte Mandanten
- Mandanten über Format, Zeitpunkt und Absenderadresse informieren
- Empfangsadressen der Mandanten erfassen
Häufige Fragen kurz beantwortet
Bestandsaufnahme: Wo entstehen und wo landen Rechnungen?
Die Bestandsaufnahme klärt, auf welchen Wegen Rechnungen die Kanzlei erreichen und verlassen. Erst danach lässt sich entscheiden, welche Abläufe und welche Software angepasst werden müssen.
Wie passe ich Software und Abläufe für die E-Rechnung an?
Passen Sie Software und Abläufe so an, dass die Kanzlei E-Rechnungen erzeugen, empfangen, prüfen und im Originalformat archivieren kann. Klären Sie mit dem Anbieter Ihrer Abrechnungssoftware, welche Formate und Profile sie unterstützt.
Wie teste ich die E-Rechnung und informiere Mandanten über die Umstellung?
Testen Sie die E-Rechnung vor dem Pflichtstart mit echten Abrechnungsfällen und informieren Sie unternehmerische Mandanten rechtzeitig über die Umstellung. So erkennen Sie Fehler, bevor sie den Zahlungseingang verzögern.
Rechtsgrundlagen und Quellen
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
- § 27 UStG – Allgemeine Übergangsvorschriften (Abs. 38)
- § 10 RVG – Berechnung
- GoBD: BMF-Schreiben vom 28. November 2019, zuletzt geändert durch das BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 (BStBl I 2025 S. 1502)
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.