Das Wichtigste in Kürze
- Fremde Gelder müssen Sie unverzüglich an den Empfangsberechtigten weiterleiten oder auf ein Anderkonto einzahlen (§ 43a Abs. 7 BRAO).
- Als Freiberufler können Einzelanwälte und Personengesellschaften ihren Gewinn in der Regel durch Einnahmenüberschussrechnung ermitteln (§ 4 Abs. 3 EStG).
- Bücher und Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet geführt werden (§ 146 Abs. 1 AO).
Worum es in diesem Ratgeber geht
Dieser Ratgeber richtet sich an Kanzleiinhaber, Partner und Mitarbeitende in Buchhaltung und Sekretariat. Er behandelt die finanziellen Abläufe, die neben der eigentlichen Mandatsarbeit laufen: den Umgang mit Fremdgeld, die Erfassung von Arbeitszeiten, die Verfolgung offener Honorare und die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.
Diese Themen verbindet ein gemeinsamer Punkt: Fehler wirken sich unmittelbar aus. Ein falsch behandeltes Fremdgeld ist ein berufsrechtliches und unter Umständen strafrechtliches Problem. Unvollständige Zeiterfassung kostet Honorar, und ungeordnete Belege erschweren den Monatsabschluss.
Die Beiträge erläutern die rechtlichen Grundlagen und zeigen praktische Abläufe. Sie ersetzen keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Stimmen Sie insbesondere Kontenrahmen, Buchungslogik und Fristen mit Ihrem Steuerberater ab. Ergänzend behandelt der Ratgeber die Online-Zahlung von Anwaltsrechnungen und den DATEV-Export, also die Schnittstellen zwischen Kanzleisoftware, Bank und Steuerberatung, an denen in der Praxis besonders häufig Daten verloren gehen oder doppelt erfasst werden.
Fremdgeld richtig verwalten
Fremdgeld unterliegt strengen berufsrechtlichen Regeln. Der Beitrag erklärt, was als Fremdgeld gilt, wann Sie es weiterleiten oder auf ein Anderkonto einzahlen und wie Sie jeden Vorgang nachweisbar dokumentieren. Ausführlich: Fremdgeld richtig verwalten.
Zeiterfassung in der Kanzlei
Zeiterfassung ist nicht nur für Zeithonorare nützlich. Sie erfahren, welche Zwecke sie erfüllt, welche Erfassungsmethode sich eignet und wie Stundensätze und Auswertungen die Kanzleisteuerung unterstützen. Ausführlich: Zeiterfassung in der Kanzlei.
Offene Posten und Mahnwesen gegenüber Mandanten
Unbezahlte Rechnungen belasten die Liquidität. Der Beitrag zeigt, wie Sie offene Posten überwachen, sinnvolle Mahnstufen festlegen und dabei das Verhältnis zum Mandanten schonen. Ausführlich: Offene Posten und Mahnwesen gegenüber Mandanten.
Einnahmenüberschussrechnung für Kanzleien
Viele Kanzleien ermitteln ihren Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung. Hier lesen Sie, wer dazu berechtigt ist, was das Zufluss- und Abflussprinzip bedeutet und worin sich die Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 unterscheiden. Ausführlich: Einnahmenüberschussrechnung für Kanzleien.
Anwaltsrechnung online bezahlen lassen
Online-Zahlung kann den Zahlungseingang beschleunigen. Der Beitrag stellt geeignete Zahlungswege vor, erklärt den Einsatz von Zahlungslinks und zeigt, wie eingehende Zahlungen sauber zugeordnet werden. Ausführlich: Anwaltsrechnung online bezahlen lassen.
DATEV-Export: Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
Der DATEV-Buchungsstapel ist das gängige Übergabeformat an den Steuerberater. Sie erfahren, was er enthält, wie Sie den Export vorbereiten und wie ein geordneter Monatsablauf aussieht. Ausführlich: DATEV-Export: Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.
Alle Themen im Überblick
Fremdgeld richtig verwalten
Was gilt für Fremdgeld in der Anwaltskanzlei? Weiterleitung, Anderkonto, Dokumentation und typische Fehler.
Zeiterfassung in der Kanzlei
Warum lohnt sich Zeiterfassung auch ohne Zeithonorar? Methoden, Stundensätze und Auswertung für Kanzleien.
Offene Posten und Mahnwesen gegenüber Mandanten
Wie behalten Kanzleien offene Honorare im Blick? Offene-Posten-Liste, Mahnstufen und der richtige Ton gegenüber Mandanten.
Einnahmenüberschussrechnung für Kanzleien
Wie funktioniert die EÜR in der Anwaltskanzlei? Zufluss, Abfluss, Kontenrahmen und was der Steuerberater braucht.
Anwaltsrechnung online bezahlen lassen
Wie können Mandanten Anwaltsrechnungen online bezahlen? Zahlungslinks, geeignete Zahlungswege und die Zuordnung des Zahlungseingangs.
DATEV-Export: Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
Wie gelangen Buchungen aus der Kanzleisoftware zum Steuerberater? DATEV-Buchungsstapel und ein reibungsloser Monatsabschluss.
Häufige Fragen zu diesem Thema
Was ist Fremdgeld?
Fremdgeld ist Geld, das die Kanzlei für einen Dritten erhält und das diesem wirtschaftlich zusteht, nicht der Kanzlei. Typisch sind Zahlungen des Gegners auf eine Forderung des Mandanten, Erstattungen aus Kostenfestsetzungsbeschlüssen oder Beträge, die ein Mandant zur Weiterleitung an Dritte überweist. Ausführlich: Fremdgeld richtig verwalten.
Wozu dient die Zeiterfassung in der Kanzlei?
Zeiterfassung dient der Abrechnung gegenüber Mandanten und der wirtschaftlichen Steuerung. Bei vereinbartem Zeithonorar trägt der Rechtsanwalt im Streitfall die Darlegungs- und Beweislast für den tatsächlich geleisteten Aufwand. Pauschale Stundensummen reichen nicht; die Tätigkeiten müssen konkret und nachprüfbar beschrieben werden (BGH, Urteil vom 13. Februar 2020 – IX ZR 140/19). Ausführlich: Zeiterfassung in der Kanzlei.
Wie behalte ich offene Posten in der Kanzlei im Blick?
Offene Posten behalten Sie am besten mit einer aktuellen Liste aller unbezahlten Rechnungen und Vorschussanforderungen im Blick. Sie zeigt je Rechnung Mandant, Akte, Betrag, Rechnungsdatum und Fälligkeit und wird mit jedem Zahlungseingang fortgeschrieben. Ausführlich: Offene Posten und Mahnwesen gegenüber Mandanten.
Wer darf eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) erstellen?
Eine Einnahmenüberschussrechnung dürfen Kanzleien erstellen, die weder nach Handelsrecht noch nach Steuerrecht zur Buchführung verpflichtet sind (§ 4 Abs. 3 EStG). Das betrifft vor allem Einzelanwälte sowie Personengesellschaften wie die Gesellschaft bürgerlichen Rechts und die Partnerschaftsgesellschaft. Ausführlich: Einnahmenüberschussrechnung für Kanzleien.
Welche Zahlungswege eignen sich für Anwaltsrechnungen?
Für Anwaltsrechnungen eignen sich vor allem Zahlungswege, die schnell, nachvollziehbar und für Mandanten vertraut sind. Die klassische SEPA-Überweisung bleibt die Grundlage; sie lässt sich durch einen QR-Code auf der Rechnung vereinfachen, den Banking-Apps einlesen. Ausführlich: Anwaltsrechnung online bezahlen lassen.
Was ist ein DATEV-Buchungsstapel?
Ein DATEV-Buchungsstapel ist eine Datei im von DATEV definierten Importformat, die mehrere Buchungssätze für einen bestimmten Zeitraum enthält. Der Steuerberater liest sie in seine Finanzbuchhaltung ein, ohne die Buchungen erneut erfassen zu müssen. Ausführlich: DATEV-Export: Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.
Rechtsgrundlagen und Quellen
- § 43a BRAO – Grundpflichten
- § 4 BORA – Fremdgelder und andere Vermögenswerte
- § 4 EStG – Gewinnbegriff im Allgemeinen
- § 11 EStG – Vereinnahmung und Verausgabung
- § 146 AO – Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen
- § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.