Offene Posten und Mahnwesen gegenüber Mandanten

Das Wichtigste in Kürze

Die Vergütung wird fällig, wenn der Auftrag erledigt oder die Angelegenheit beendet ist (§ 8 Abs. 1 RVG), einfordern können Sie sie aber nur mit einer Berechnung nach § 10 RVG.
Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug, bei Verbrauchern nur nach entsprechendem Hinweis (§ 286 Abs. 3 BGB).
Der Vergütungsanspruch verjährt regelmäßig in drei Jahren ab dem Schluss des Jahres der Fälligkeit (§§ 195, 199 BGB).

Dieser Beitrag gehört zum Ratgeber Kanzleifinanzen: Fremdgeld, Zeiterfassung und Buchhaltung. Verwandte Themen: Fremdgeld richtig verwalten und Zeiterfassung in der Kanzlei.

Offene Posten im Blick behalten

Offene Posten behalten Sie am besten mit einer aktuellen Liste aller unbezahlten Rechnungen und Vorschussanforderungen im Blick. Sie zeigt je Rechnung Mandant, Akte, Betrag, Rechnungsdatum und Fälligkeit und wird mit jedem Zahlungseingang fortgeschrieben.

Sinnvoll ist eine regelmäßige Durchsicht, etwa wöchentlich, sortiert nach Alter der Forderung. So erkennen Sie früh, wo Zahlungen ausbleiben, und können reagieren, bevor Forderungen verjähren. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre und beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§§ 195, 199 Abs. 1 BGB); für den Beginn kommt es auf die Fälligkeit nach § 8 RVG an.

Denken Sie auch an Forderungen, für die noch keine Rechnung existiert. Abgeschlossene Mandate ohne Schlussrechnung sind ein häufiger Grund für entgangenes Honorar. Eine Liste beendeter, aber nicht abgerechneter Akten ergänzt deshalb die Offene-Posten-Liste.

Rechnungen nach Alter sortieren
Zahlungseingänge zeitnah zuordnen
Beendete, nicht abgerechnete Akten prüfen
Verjährungsbeginn nach § 8 RVG beachten

Mahnstufen festlegen

Feste Mahnstufen mit klaren Abständen sorgen dafür, dass jede offene Rechnung gleich behandelt wird. Üblich sind eine freundliche Zahlungserinnerung, eine Mahnung und eine letzte Mahnung mit Ankündigung weiterer Schritte; die konkreten Abstände legen Sie selbst fest.

Rechtlich ist die Mahnung vor allem für den Verzug bedeutsam. Der Schuldner kommt durch Mahnung nach Fälligkeit in Verzug (§ 286 Abs. 1 BGB) oder ohne Mahnung spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung; gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn Sie in der Rechnung darauf hingewiesen haben (§ 286 Abs. 3 BGB). Ab Verzug schuldet der Mandant Verzugszinsen nach § 288 BGB in Abhängigkeit vom Basiszinssatz, den die Deutsche Bundesbank veröffentlicht.

Bleibt die Zahlung aus, kommen die Vergütungsfestsetzung gegen den eigenen Mandanten nach § 11 RVG, ein Mahnverfahren oder eine Klage in Betracht. Eine gerichtliche Vergütungsfestsetzung nach § 11 Abs. 8 RVG ist bei Rahmengebühren nur zulässig, wenn die Mindestgebühren geltend gemacht werden oder der Auftraggeber der Höhe ausdrücklich zugestimmt hat; bei einem Antrag des Anwalts ist die Zustimmungserklärung vorzulegen. Andere gebührenfremde Einwendungen können das Festsetzungsverfahren ausschließen (§ 11 Abs. 5 RVG).

Zahlungserinnerung nach Ablauf des Zahlungsziels
Mahnung mit neuer Frist
Letzte Mahnung mit Ankündigung weiterer Schritte
Vergütungsfestsetzung, Mahnverfahren oder Klage

Mahnen, ohne das Mandat zu belasten

Mahnen belastet das Mandat am wenigsten, wenn Sie Zahlungsbedingungen früh klären und sachlich nachfassen. Sprechen Sie Vorschüsse und Zahlungsziele bereits bei Mandatsbeginn an, dann kommt eine spätere Erinnerung nicht überraschend.

Formulieren Sie die erste Erinnerung neutral und gehen Sie davon aus, dass die Rechnung übersehen wurde. Bieten Sie bei Zahlungsschwierigkeiten eine Ratenzahlung an, bevor Sie härtere Schritte ergreifen. Bei laufenden Mandaten ist ein kurzes Telefonat oft wirksamer als ein Schreiben.

Beachten Sie die Verschwiegenheitspflicht (§ 43a Abs. 2 BRAO). Die Abtretung einer Vergütungsforderung an einen anderen Rechtsanwalt oder eine Berufsausübungsgesellschaft nach § 59b BRAO ist nach § 49b Abs. 4 BRAO zulässig. Gegenüber sonstigen Dritten ist die Abtretung oder Übertragung der Einziehung nur mit ausdrücklicher Einwilligung des Mandanten in Textform oder bei rechtskräftig festgestellter Forderung zulässig; Informationspflichten und Verschwiegenheit bleiben zu beachten. Dokumente der Handakte dürfen nach § 50 Abs. 3 BRAO bis zur Befriedigung offener Gebühren und Auslagen grundsätzlich zurückbehalten werden, soweit dies nach den Umständen nicht unangemessen ist.

Zahlungsbedingungen bei Mandatsbeginn besprechen
Erste Erinnerung neutral formulieren
Ratenzahlung anbieten
Verschwiegenheit bei Einschaltung Dritter wahren

Häufige Fragen kurz beantwortet

Wie behalte ich offene Posten in der Kanzlei im Blick?

Wie lege ich Mahnstufen im Mahnwesen der Kanzlei fest?

Wie mahne ich Mandanten, ohne das Mandat zu belasten?

Rechtsgrundlagen und Quellen

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.