Das Wichtigste in Kürze
- Für Überweisung, Lastschrift und gängige Zahlungskarten dürfen Sie von Mandanten kein zusätzliches Entgelt verlangen (§ 270a BGB).
- Zahlungsdienstleister, die Mandantendaten erhalten, sind sorgfältig auszuwählen und zur Verschwiegenheit zu verpflichten, soweit § 43e BRAO anwendbar ist.
- Jeder Zahlungseingang muss eindeutig einer Rechnung und einer Akte zugeordnet und dabei von Fremdgeld unterschieden werden (§ 43a Abs. 7 BRAO).
Dieser Beitrag gehört zum Ratgeber Kanzleifinanzen: Fremdgeld, Zeiterfassung und Buchhaltung. Verwandte Themen: Fremdgeld richtig verwalten und Zeiterfassung in der Kanzlei.
Welche Zahlungswege sich eignen
Für Anwaltsrechnungen eignen sich vor allem Zahlungswege, die schnell, nachvollziehbar und für Mandanten vertraut sind. Die klassische SEPA-Überweisung bleibt die Grundlage; sie lässt sich durch einen QR-Code auf der Rechnung vereinfachen, den Banking-Apps einlesen.
Ergänzend kommen Kartenzahlung, Online-Bezahldienste oder Echtzeitüberweisungen in Betracht, die über einen Zahlungsdienstleister abgewickelt werden. Für wiederkehrende Zahlungen, etwa Raten oder Beratungspauschalen, eignet sich die SEPA-Lastschrift mit einem Mandat des Zahlers.
Die Gebühren eines Zahlungsdienstleisters trägt in der Praxis häufig die Kanzlei. Nach § 270a BGB sind Vereinbarungen über gesonderte Entgelte für SEPA-Überweisungen und SEPA-Lastschriften unwirksam. Das gilt bei Kartenzahlungen nur im gesetzlichen Anwendungsbereich, insbesondere bei von der EU-Interbankenentgeltverordnung erfassten Verbraucher-Kartenzahlungen. Für andere Zahlungsdienste wie bestimmte Wallet- oder Vermittlungsmodelle kann die Beurteilung abweichen; ein allgemeines Aufschlagsverbot für jede denkbare Bezahlmethode lässt sich aus § 270a BGB nicht ableiten. Klären Sie ferner die datenschutzrechtliche Rolle des Zahlungsdienstleisters.
- SEPA-Überweisung mit QR-Code
- Echtzeitüberweisung
- SEPA-Lastschrift für Raten
- Kartenzahlung oder Online-Bezahldienst über einen Zahlungsdienstleister
Der Zahlungslink in der Rechnung
Ein Zahlungslink führt den Mandanten direkt zu einer Bezahlseite, auf der Betrag und Verwendungszweck bereits eingetragen sind. Das senkt die Hürde, die Rechnung sofort zu begleichen, und reduziert Tippfehler bei der Rechnungsnummer.
Achten Sie darauf, welche Daten die Zahlungsseite und der Verwendungszweck enthalten. Vermeiden Sie unnötige Angaben zu Gegnern oder Mandatsgegenständen. Die Verschwiegenheitspflicht gilt auch bei der Nutzung von Zahlungsdienstleistern (§ 43a Abs. 2 BRAO). Soweit der Dienstleister im Rahmen seiner Tätigkeit notwendigen Zugang zu Mandatsgeheimnissen erhalten kann, sind die Voraussetzungen des § 43e BRAO zu prüfen; dies hängt von der konkreten Datenweitergabe und Dienstleistung ab. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO ist nur erforderlich, soweit der Dienstleister als Auftragsverarbeiter und nicht eigenständig Verantwortlicher handelt.
Zahlungslinks werden auch für Betrugsversuche genutzt. Kündigen Sie deshalb an, auf welchem Weg Rechnungen versandt werden, und verwenden Sie einheitlich dieselbe Absenderadresse und denselben Anbieter. Die klassische Bankverbindung sollte zusätzlich auf der Rechnung stehen, damit Mandanten den Link nicht nutzen müssen.
- Betrag und Rechnungsnummer vorbelegen
- Keine Mandatsinhalte im Verwendungszweck
- Einheitlichen Anbieter und Absender verwenden
- Bankverbindung als Alternative angeben
Zahlungseingänge richtig zuordnen
Zahlungseingänge ordnen Sie am zuverlässigsten über die Rechnungsnummer im Verwendungszweck zu. Gleichen Sie Kontoauszüge und Auszahlungsberichte des Zahlungsdienstleisters regelmäßig mit der Offene-Posten-Liste ab.
Bei Zahlungsdienstleistern gehen oft Sammelauszahlungen ein, von denen bereits Gebühren abgezogen sind. Buchen Sie in diesem Fall die einzelnen Rechnungsbeträge als Einnahme und die Gebühren gesondert als Ausgabe, damit die Offenen Posten korrekt ausgeglichen werden. Die Aufzeichnungen müssen vollständig und richtig sein (§ 146 Abs. 1 AO).
Besonders wichtig ist die Trennung von Honorar und Fremdgeld. Zahlt nicht der Mandant, sondern der Gegner oder eine Versicherung, kann es sich um Fremdgeld handeln, das Sie nach § 43a Abs. 7 BRAO unverzüglich weiterleiten oder auf ein Anderkonto einzahlen müssen. Teilzahlungen, Überzahlungen und Zahlungen ohne erkennbaren Bezug klären Sie zeitnah mit dem Zahler.
- Rechnungsnummer im Verwendungszweck prüfen
- Sammelauszahlungen aufschlüsseln
- Gebühren des Anbieters gesondert buchen
- Fremdgeld von Honorar trennen
- Unklare Zahlungen zeitnah klären
Häufige Fragen kurz beantwortet
Welche Zahlungswege eignen sich für Anwaltsrechnungen?
Für Anwaltsrechnungen eignen sich vor allem Zahlungswege, die schnell, nachvollziehbar und für Mandanten vertraut sind. Die klassische SEPA-Überweisung bleibt die Grundlage; sie lässt sich durch einen QR-Code auf der Rechnung vereinfachen, den Banking-Apps einlesen.
Was ist ein Zahlungslink in der Anwaltsrechnung?
Ein Zahlungslink führt den Mandanten direkt zu einer Bezahlseite, auf der Betrag und Verwendungszweck bereits eingetragen sind. Das senkt die Hürde, die Rechnung sofort zu begleichen, und reduziert Tippfehler bei der Rechnungsnummer.
Wie ordne ich Zahlungseingänge richtig zu?
Zahlungseingänge ordnen Sie am zuverlässigsten über die Rechnungsnummer im Verwendungszweck zu. Gleichen Sie Kontoauszüge und Auszahlungsberichte des Zahlungsdienstleisters regelmäßig mit der Offene-Posten-Liste ab.
Rechtsgrundlagen und Quellen
- § 270a BGB – Vereinbarungen über Entgelte für die Nutzung bargeldloser Zahlungsmittel
- § 43a BRAO – Grundpflichten
- § 43e BRAO – Inanspruchnahme von Dienstleistungen
- Art. 28 DSGVO – Auftragsverarbeiter
- § 146 AO – Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.