Kennzahlen für die Anwaltskanzlei

Dieser Beitrag gehört zum Ratgeber Kanzleiorganisation und Kanzleisoftware. Verwandte Themen: Kanzleisoftware auswählen: die wichtigsten Kriterien und Kanzleisoftware wechseln: Ablauf und Datenübernahme.

Welche Kennzahlen zählen

Für die meisten Kanzleien zählen fünf Kennzahlen: Auslastung, Aktenbestand, Laufzeit der Akten, Honorarumsatz und offene Forderungen. Sie zeigen, ob die Kanzlei ausgelastet ist, ob Akten liegen bleiben und ob erbrachte Leistung auch bezahlt wird.

Die Auslastung beschreibt das Verhältnis erfasster Arbeitszeit zur verfügbaren Zeit. Der Aktenbestand zeigt neue, laufende und erledigte Akten je Referat oder Rechtsgebiet. Die Laufzeit misst, wie lange Akten von der Anlage bis zur Erledigung dauern.

Bei den Honoraren lohnt der Blick auf den Unterschied zwischen erbrachter Leistung, gestellten Rechnungen und Zahlungseingängen. Eine Vergütung kann nach § 10 Abs. 1 RVG nur eingefordert werden, wenn dem Auftraggeber vom Rechtsanwalt oder auf dessen Veranlassung eine Berechnung in Textform mitgeteilt wurde. Nicht abgerechnete Akten bedeuten deshalb unmittelbar fehlende Liquidität. Allgemeingültige Zielwerte für Kanzleikennzahlen lassen sich nicht seriös angeben; Vergleiche mit Studien setzen eine passende Kanzleigröße, ein vergleichbares Leistungsspektrum und eine nachvollziehbare Erhebungsmethode voraus.

• Auslastung je Person oder Team
• neue, laufende und erledigte Akten
• durchschnittliche Laufzeit
• Umsatz nach Rechtsgebiet
• offene Forderungen nach Alter
• erledigte, aber nicht abgerechnete Akten

Daten sauber erfassen

Kennzahlen sind nur so gut wie die Daten, aus denen sie entstehen; sauber erfasst sind sie, wenn alle im Team dieselben Felder einheitlich und zeitnah pflegen. Uneinheitliche Rechtsgebiete, fehlende Erledigungsdaten oder nachträglich geschätzte Zeiten verfälschen jede Auswertung.

Legen Sie verbindliche Pflichtfelder fest, etwa Rechtsgebiet, Sachbearbeitung, Anlagedatum und Erledigungsdatum. Verwenden Sie Auswahllisten statt Freitext, damit sich Werte zuverlässig zusammenfassen lassen. Zeiten sollten zeitnah erfasst werden; wer erst am Monatsende rekonstruiert, übersieht leicht kleinere Tätigkeiten.

Die Verarbeitung personenbezogener Arbeitszeitdaten unterliegt der DSGVO und dem Beschäftigtendatenschutz. Für § 26 Abs. 1 BDSG hat die Rechtsprechung die Anforderungen aus Art. 88 Abs. 2 DSGVO deutlich konkretisiert: Eine nationale Spezialregelung ohne geeignete Schutzmaßnahmen kann nicht allein auf Art. 88 DSGVO gestützt werden; eine Verarbeitung kann gegebenenfalls auf Art. 6 DSGVO beruhen (vgl. EuGH, Urteil vom 30. März 2023 – C-34/21; BAG, Beschluss vom 9. Mai 2023 – 1 ABR 14/22). Legen Sie Zwecke, Rechtsgrundlage, Zugriffsschutz und Speicherfristen fest und informieren Sie die Beschäftigten transparent.

• Pflichtfelder für jede Akte
• Auswahllisten statt Freitext
• zeitnahe Zeiterfassung
• Erledigung konsequent vermerken
• Verwendungszweck vorab festlegen

Auswerten und handeln

Werten Sie Kennzahlen in einem festen Rhythmus aus, etwa monatlich, und leiten Sie aus jeder Auffälligkeit eine konkrete Maßnahme ab. Eine Zahl ohne Konsequenz erzeugt nur Aufwand.

Betrachten Sie Entwicklungen statt Einzelwerte. Ein Monat mit niedrigem Umsatz sagt wenig, ein Trend über mehrere Monate viel. Typische Maßnahmen sind die Abrechnung liegen gebliebener Akten, ein strafferes Mahnwesen, die Umverteilung von Akten zwischen Referaten oder die Überprüfung von Pauschalhonoraren, die den Aufwand nicht decken.

Auswertungen einzelner Personen sind heikel. Besteht ein Betriebsrat, kann die Einführung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen, nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig sein. Unabhängig davon fördern Auswertungen auf Team- oder Referatsebene die Zusammenarbeit meist eher als Ranglisten einzelner Personen.

1. Bericht erstellen
2. Abweichungen markieren
3. Ursachen klären
4. Maßnahme und Verantwortliche festlegen
5. Wirkung in der nächsten Auswertung prüfen

Häufige Fragen kurz beantwortet

Rechtsgrundlagen und Quellen

• § 10 RVG – Berechnung
• § 87 BetrVG – Mitbestimmungsrechte
• § 26 BDSG – Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses
• Art. 88 DSGVO – Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.