Kanzleisoftware auswählen: die wichtigsten Kriterien

Das Wichtigste in Kürze

Unverzichtbar sind eine verlässliche Fristenverwaltung, die Anbindung an das besondere elektronische Anwaltspostfach nach § 31a BRAO und eine Aktenführung, die den Anforderungen des § 50 BRAO genügt.
Bei Cloud- und Wartungsleistungen müssen Sie die Voraussetzungen des § 43e BRAO und einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO prüfen.
Vergleichen Sie die Gesamtkosten über mehrere Jahre und klären Sie vor Vertragsschluss, wie Sie Ihre Daten bei Vertragsende vollständig erhalten (Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO).

Dieser Beitrag gehört zum Ratgeber Kanzleiorganisation und Kanzleisoftware. Verwandte Themen: Kanzleisoftware wechseln: Ablauf und Datenübernahme und Rollen und Zugriffsrechte in der Kanzlei.

Welche Funktionen unverzichtbar sind

Unverzichtbar sind Aktenverwaltung, Fristen- und Terminkalender, beA-Anbindung, Dokumentenerstellung und Abrechnung nach dem RVG. Alles Weitere hängt von Größe, Rechtsgebieten und Arbeitsweise der Kanzlei ab. Erstellen Sie vor der Suche eine kurze Liste der Abläufe, die täglich vorkommen, und prüfen Sie jedes Angebot daran.

Die Fristenverwaltung verdient besondere Aufmerksamkeit. Fristversäumnisse wegen mangelhafter Organisation werden der Partei nach § 85 Abs. 2 ZPO zugerechnet und stehen einer Wiedereinsetzung nach § 233 ZPO entgegen. Prüfen Sie deshalb, ob die Software Vorfristen, eine Fristenkontrolle und die Protokollierung von Erledigungen unterstützt.

Seit der aktiven Nutzungspflicht nach § 130d ZPO reichen Anwältinnen und Anwälte Schriftsätze elektronisch ein. Eine Software sollte beA-Nachrichten direkt der Akte zuordnen und Eingangsbestätigungen ablegen. Lassen Sie sich die wichtigsten Abläufe mit eigenen Beispielfällen vorführen, nicht nur in einer vorbereiteten Präsentation, und testen Sie die Software nach Möglichkeit selbst.

Akten und Beteiligte mit Kollisionsprüfung
Fristen mit Vorfrist und Erledigungsprotokoll
beA-Anbindung mit Zuordnung zur Akte
Vorlagen und Dokumentenerstellung
RVG-Abrechnung und Schnittstelle zur Buchhaltung
Rollen und Zugriffsrechte

Berufsrecht und Datenschutz prüfen

Prüfen Sie vor allem, wo die Daten liegen, wer darauf zugreifen kann und ob der Anbieter die Voraussetzungen des § 43e BRAO erfüllt. Bei Cloud- und Wartungsleistungen erhält der Anbieter Zugang zu Mandatsgeheimnissen, die nach § 43a Abs. 2 BRAO und § 203 StGB geschützt sind.

§ 43e Abs. 2 und 3 BRAO verlangt eine sorgfältige Auswahl des Dienstleisters und einen Vertrag in Textform, der die Verschwiegenheitsverpflichtung einschließlich der Belehrung, den notwendigen Umfang des Geheimniszugangs und die Zulässigkeit der Hinzuziehung weiterer Personen regelt. Bei im Ausland erbrachten Dienstleistungen verlangt § 43e Abs. 4 BRAO grundsätzlich ein vergleichbares Schutzniveau, soweit Geheimnisschutz dies gebietet. Datenschutzrechtliche Pflichten, insbesondere zum Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, bestehen daneben.

Fragen Sie nach Serverstandort, eingesetzten Unterauftragnehmern, Verschlüsselung, Datensicherung und Zertifizierungen. Lassen Sie sich die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO schriftlich geben. Gehört der Anbieter zu einer Unternehmensgruppe außerhalb der EU, klären Sie, ob Übermittlungen in Drittländer nach Art. 44 ff. DSGVO stattfinden.

Serverstandort und Rechenzentrum
Liste der Unterauftragnehmer
Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 43e BRAO
Vertrag zur Auftragsverarbeitung
technische und organisatorische Maßnahmen
mögliche Drittlandübermittlungen

Kosten und Ausstieg vergleichen

Vergleichen Sie die Gesamtkosten über mehrere Jahre, nicht nur den monatlichen Preis pro Arbeitsplatz. Dazu gehören Einrichtung, Datenübernahme, Schulung, Zusatzmodule, Schnittstellen, Speicherplatz und mögliche Preisanpassungen während der Laufzeit.

Genauso wichtig ist der Ausstieg. Klären Sie vor Vertragsschluss, in welchem Format Sie Akten, Dokumente, Fristen, Beteiligte und Buchungsdaten bei Vertragsende erhalten und was das kostet. Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO verlangt, dass der Auftragsverarbeiter nach Ende der Leistung die Daten nach Wahl des Verantwortlichen löscht oder zurückgibt; ein bestimmtes Format schreibt die Vorschrift nicht vor.

Achten Sie auf Laufzeiten, Kündigungsfristen und darauf, wie lange Sie nach Vertragsende noch lesend auf Ihre Daten zugreifen können. Die Handakten müssen Sie nach § 50 Abs. 1 BRAO sechs Jahre aufbewahren, unabhängig davon, welche Software Sie gerade nutzen. Ein Anbieter, der den Export erschwert, bindet Sie faktisch länger als vertraglich vereinbart.

Einrichtungs- und Übernahmekosten
laufende Kosten je Arbeitsplatz
Zusatzmodule und Schnittstellen
Exportformat bei Vertragsende
Laufzeit und Kündigungsfrist
Lesezugriff nach Vertragsende

Häufige Fragen kurz beantwortet

Welche Funktionen sind bei der Kanzleisoftware unverzichtbar?

Was prüfe ich bei der Kanzleisoftware zu Berufsrecht und § 43e BRAO?

Wie vergleiche ich Kosten und Ausstieg bei der Kanzleisoftware?

So erfüllt RA-Flow diese Kriterien

Angaben des Anbieters, Stand 31.10.2026. Details auf den Seiten Funktionen und Preise.

Kriterium	RA-Flow
Akten und Beteiligte	Aktenverwaltung mit Kollisionsprüfung bei der Aktenanlage
Fristen	Fristbeginn und -ende, Vorfrist und Notfrist je Akte, wahlweise mit Vier-Augen-Kontrolle
beA	beA-Nachrichten im zentralen Posteingang, Zuordnung zur Akte, elektronisches Empfangsbekenntnis
RVG-Abrechnung und Buchhaltung	Abrechnung, Finanzbuchhaltung und Export als DATEV-Buchungsstapel
Serverstandort	Server der HQ GmbH in einem TÜV-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland (TÜV Saarland, tekPlus Stufe 2, Zertifikat-Nr. 46311); eigene Datenbank je Kanzlei
§ 43e BRAO und AVV	Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 43e BRAO und Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, abgeschlossen vor der ersten Akte; Vertragspartner ist die HQ Professional Services GmbH (Deutschland)
Kosten	Kompakt 74,50 €, Professional 99 €, Ultimate 149 € je Nutzer und Monat, netto; Einrichtung 299 € je Kanzlei, bei jährlicher Abrechnung 0 €
Exportformat bei Vertragsende	Akten als ZIP-Archiv mit Protokoll und SHA-256-Prüfsummenliste, verschlüsselt mit AES-256; Auswertungen als CSV, Buchhaltung als DATEV-Buchungsstapel; Löschung auf Wunsch
Laufzeit und Kündigung	Mit 30 Tagen zum Abrechnungsende kündbar: bei monatlicher Abrechnung zum Monatsende, bei jährlicher zum Ende des Abrechnungsjahres

Rechtsgrundlagen und Quellen

§ 43e BRAO – Inanspruchnahme von Dienstleistungen
§ 31a BRAO – Besonderes elektronisches Anwaltspostfach
§ 130d ZPO – Nutzungspflicht für Rechtsanwälte und Behörden
§ 233 ZPO – Wiedereinsetzung in den vorigen Stand
§ 50 BRAO – Handakten
Art. 28 DSGVO – Auftragsverarbeiter

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.