Wiedervorlagen richtig organisieren

Dieser Beitrag gehört zum Ratgeber Kanzleiorganisation und Kanzleisoftware. Verwandte Themen: Kanzleisoftware auswählen: die wichtigsten Kriterien und Kanzleisoftware wechseln: Ablauf und Datenübernahme.

Wiedervorlage oder Frist?

Eine Frist ist ein rechtlich vorgegebener Zeitraum, dessen Versäumung Rechtsnachteile auslöst; eine Wiedervorlage ist ein selbst gesetzter Termin, zu dem eine Akte wieder vorgelegt wird. Beide gehören zur Kanzleiorganisation, aber nicht in dasselbe Verfahren.

Fristen, etwa Rechtsmittel- und Begründungsfristen, Notfristen im Sinne von § 224 Abs. 1 S. 2 ZPO oder Verjährungsfristen, verlangen eine besonders sichere Organisation. Nach ständiger Rechtsprechung des BGH müssen Anwälte eine zuverlässige Fristenkontrolle einrichten. Versäumnisse aus Organisationsmängeln werden nach § 85 Abs. 2 ZPO der Partei zugerechnet und stehen einer Wiedereinsetzung nach § 233 ZPO entgegen.

Wiedervorlagen dienen dagegen dem Arbeitsfluss: Nachhaken bei der Gegenseite, Prüfung eines Zahlungseingangs, Erinnerung an fehlende Unterlagen des Mandanten. Werden sie mit Fristen vermischt, geht die Übersicht verloren. Kennzeichnen Sie Fristen deshalb immer als solche, auch wenn sie zusätzlich eine Wiedervorlage auslösen.

• Frist: gesetzlich oder gerichtlich bestimmt
• Frist: Versäumung mit Rechtsfolgen, Vorfrist und Kontrolle nötig
• Wiedervorlage: intern gesetzt und verschiebbar
• Wiedervorlage: dient dem Arbeitsfluss

Wiedervorlagen sinnvoll setzen

Setzen Sie eine Wiedervorlage immer dann, wenn eine Akte ohne weiteren Anstoß liegen bleiben würde, und versehen Sie sie mit einem konkreten Grund. Ein Vermerk wie „Wiedervorlage in zwei Wochen“ ohne Angabe, was dann zu prüfen ist, kostet bei der Vorlage unnötig Zeit.

Jede nicht erledigte Akte sollte eine offene Wiedervorlage oder eine Frist haben. Akten ohne Termin verschwinden aus dem Blick, und das widerspricht der Pflicht aus § 11 Abs. 1 BORA, das Mandat in angemessener Zeit zu bearbeiten. Eine regelmäßige Auswertung „laufende Akten ohne Wiedervorlage“ deckt solche Lücken auf.

Achten Sie auf realistische Mengen. Wer täglich mehr Wiedervorlagen erhält, als er bearbeiten kann, verschiebt sie und verliert die Kontrolle. Verteilen Sie Wiedervorlagen gleichmäßig über die Woche und weisen Sie sie der Person zu, die tatsächlich handeln muss.

• konkreten Grund angeben
• zuständige Person festlegen
• realistischen Termin wählen
• keine laufende Akte ohne Termin
• Erledigung vermerken

Folgewiedervorlagen

Eine Folgewiedervorlage ist der nächste Termin, den Sie beim Erledigen einer Wiedervorlage gleich mit festlegen. So entsteht eine lückenlose Kette, bis die Akte abgeschlossen ist. Jede Bearbeitung endet damit mit einer Entscheidung darüber, wann und von wem die Akte als Nächstes angesehen wird.

Bewährt hat sich die Regel, dass eine Wiedervorlage erst als erledigt gilt, wenn entweder eine Folgewiedervorlage gesetzt, eine Frist eingetragen oder die Akte abgelegt ist. Manche Kanzleien lassen die Software diese Entscheidung erzwingen. Das verhindert, dass Akten nach einer Bearbeitung unbemerkt ohne Termin bleiben.

Für wiederkehrende Abläufe lassen sich Folgewiedervorlagen vorplanen, etwa bei Zahlungserinnerungen oder beim Nachhalten einer gerichtlichen Entscheidung. Überprüfen Sie solche Ketten regelmäßig, damit sie nicht weiterlaufen, obwohl der Anlass entfallen ist. Auch hier gilt die klare Trennung: Eine Folgewiedervorlage ersetzt nie die Eintragung einer Frist.

1. Wiedervorlage bearbeiten
2. Ergebnis in der Akte vermerken
3. Folgewiedervorlage, Frist oder Ablage wählen
4. zuständige Person für den nächsten Schritt festlegen

Häufige Fragen kurz beantwortet

Rechtsgrundlagen und Quellen

• § 233 ZPO – Wiedereinsetzung in den vorigen Stand
• § 85 ZPO – Wirkung der Prozessvollmacht
• § 224 ZPO – Fristkürzung und Fristverlängerung, Notfristen
• § 11 BORA – Mandatsbearbeitung

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.