Das Wichtigste in Kürze
- Eine Online-Anfrage ist noch kein Mandat; wer einen Auftrag nicht annehmen will, muss die Ablehnung unverzüglich erklären (§ 44 BRAO).
- Vor der Annahme jedes Mandats ist zu prüfen, ob widerstreitende Interessen vorliegen (§ 43a Abs. 4 BRAO, § 3 BORA).
- Im Zivilprozess ist die Vollmacht schriftlich zu den Akten zu reichen, ihr Mangel wird bei Anwälten aber nur auf Rüge geprüft (§§ 80, 88 Abs. 2 ZPO).
Dieser Beitrag gehört zum Ratgeber Massenverfahren in der Anwaltskanzlei. Verwandte Themen: Massenverfahren organisieren und Widerrufsrecht beim Anwaltsvertrag im Fernabsatz.
Vom Formular zur Anfrage
Ein Online-Formular erzeugt zunächst nur eine Anfrage, noch kein Mandat. Der Anwaltsvertrag kommt erst zustande, wenn die Kanzlei den Auftrag annimmt. Wollen Sie eine Anfrage nicht annehmen, müssen Sie die Ablehnung unverzüglich erklären (§ 44 BRAO).
Ein gutes Formular fragt nur ab, was für die erste Prüfung nötig ist: Personalien, Gegner, Sachverhaltsmerkmale und Fristen. Das entspricht dem Grundsatz der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO). Die Informationen nach Art. 13 DSGVO müssen bei der Erhebung bereitstehen.
Strukturierte Eingabefelder erleichtern die Prüfung von Mandatsanfragen, die Zuordnung zum Rechtsgebiet und die Kollisionskontrolle. Geldwäscherechtliche Pflichten bestehen für Rechtsanwälte bei den in § 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG genannten Tätigkeiten, darunter insbesondere die dort bezeichnete Mitwirkung an Immobilien- und Unternehmensgeschäften, die Verwaltung bestimmter Vermögenswerte sowie die genannten Finanz- und Gesellschaftstransaktionen. Dann sind die risikobasierten Sorgfalts- und Identifizierungspflichten nach §§ 10, 11 GwG zu prüfen; eine GwG-Identifizierungspflicht für jedes beliebige Mandat besteht nicht.
- Pflichtfelder auf das Nötige beschränken
- Datenschutzinformation vor dem Absenden anzeigen
- Eingang automatisch bestätigen, ohne Annahme zu erklären
- Anfragen nach Verfahrenstyp und Dringlichkeit sortieren
Kollisionsprüfung im großen Stil
Die Kollisionsprüfung muss auch bei einer großen Zahl elektronischer Anfragen für jedes Mandat nachvollziehbar stattfinden. § 43a Abs. 4 Satz 1 BRAO untersagt ein Tätigwerden in derselben Rechtssache, wenn der Anwalt bereits einen anderen Mandanten im widerstreitenden Interesse beraten oder vertreten hat. Für gemeinschaftliche Berufsausübung und mögliche Ausnahmen gelten die weiteren Sätze dieser Vorschrift und § 3 BORA. Ein automatischer Treffer sollte vor Annahme des Mandats persönlich geprüft werden.
Im Massenverfahren richten sich die Mandate oft gegen denselben Gegner. Das ist unproblematisch, solange die Interessen der Mandanten gleichgerichtet sind. Konflikte entstehen, wenn Mandanten untereinander Ansprüche haben, als Gesamtschuldner haften oder die Kanzlei den Gegner in anderer Sache berät.
Automatisieren lässt sich der Abgleich von Namen, Namensvarianten, Anschriften und verbundenen Unternehmen mit dem Aktenbestand. Treffer müssen aber von einer Person bewertet werden, denn nicht jede Namensgleichheit ist ein Konflikt. Dokumentieren Sie Prüfung und Ergebnis in der Akte.
Vollmacht und Unterlagen
Die Vollmacht benötigen Sie vor allem als Nachweis gegenüber Gericht und Gegner. Im Zivilprozess ist sie schriftlich zu den Gerichtsakten zu reichen (§ 80 ZPO). Tritt eine Anwältin oder ein Anwalt auf, prüft das Gericht den Mangel der Vollmacht nur, wenn er gerügt wird (§ 88 Abs. 2 ZPO).
Bei einseitigen empfangsbedürftigen Rechtsgeschäften ist die Form des Vollmachtsnachweises besonders wichtig. Nach § 174 Satz 1 BGB kann der Empfänger die Erklärung eines Bevollmächtigten unverzüglich zurückweisen, wenn dieser keine Vollmachtsurkunde vorlegt; die Zurückweisung ist unter den Voraussetzungen des Satzes 2 ausgeschlossen. Eine bloße elektronische Kopie ist der Originalurkunde nicht ohne Weiteres gleichzusetzen. Prüfen Sie daher vor einer Kündigung oder vergleichbaren Erklärung den konkreten Vollmachtsnachweis und übermitteln Sie erforderlichenfalls eine Originalurkunde.
Unterlagen laden Mandanten idealerweise direkt zur Anfrage hoch. Eine Checkliste je Verfahrenstyp zeigt, was fehlt, und löst automatische Nachforderungen aus. Alle Unterlagen gehören in die Handakte (§ 50 BRAO).
- Vollmacht je Mandat einholen und ablegen
- Original bei einseitigen Rechtsgeschäften bereithalten
- Unterlagen je Verfahrenstyp per Checkliste prüfen
- Fehlende Dokumente automatisch nachfordern
Häufige Fragen kurz beantwortet
Begründet ein Online-Formular der digitalen Mandatsannahme schon ein Mandat?
Ein Online-Formular erzeugt zunächst nur eine Anfrage, noch kein Mandat. Der Anwaltsvertrag kommt erst zustande, wenn die Kanzlei den Auftrag annimmt. Wollen Sie eine Anfrage nicht annehmen, müssen Sie die Ablehnung unverzüglich erklären (§ 44 BRAO).
Wie läuft die Kollisionsprüfung bei vielen elektronischen Mandatsanfragen ab?
Die Kollisionsprüfung muss auch bei einer großen Zahl elektronischer Anfragen für jedes Mandat nachvollziehbar stattfinden. § 43a Abs. 4 Satz 1 BRAO untersagt ein Tätigwerden in derselben Rechtssache, wenn der Anwalt bereits einen anderen Mandanten im widerstreitenden Interesse beraten oder vertreten hat. Für gemeinschaftliche Berufsausübung und mögliche Ausnahmen gelten die weiteren Sätze dieser Vorschrift und § 3 BORA. Ein automatischer Treffer sollte vor Annahme des Mandats persönlich geprüft werden.
Wozu benötige ich die Vollmacht bei der Mandatsannahme?
Die Vollmacht benötigen Sie vor allem als Nachweis gegenüber Gericht und Gegner. Im Zivilprozess ist sie schriftlich zu den Gerichtsakten zu reichen (§ 80 ZPO). Tritt eine Anwältin oder ein Anwalt auf, prüft das Gericht den Mangel der Vollmacht nur, wenn er gerügt wird (§ 88 Abs. 2 ZPO).
Rechtsgrundlagen und Quellen
- § 44 BRAO – Mitteilung der Ablehnung eines Auftrags
- § 43a BRAO – Grundpflichten
- § 3 BORA – Widerstreitende Interessen
- § 80 ZPO – Prozessvollmacht
- § 174 BGB – Einseitiges Rechtsgeschäft eines Bevollmächtigten
- Art. 13 DSGVO – Informationspflicht bei Erhebung
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.