Das Wichtigste in Kürze
- Mandanten sind über alle wesentlichen Vorgänge und Maßnahmen unverzüglich zu unterrichten (§ 11 BORA).
- Die Verschwiegenheitspflicht gilt für jede automatisch versandte Nachricht (§ 43a Abs. 2 BRAO).
- Ein Versandprotokoll in der Handakte belegt, wann welcher Mandant welche Information erhalten hat (§ 50 BRAO).
Dieser Beitrag gehört zum Ratgeber Massenverfahren in der Anwaltskanzlei. Verwandte Themen: Massenverfahren organisieren und Digitale Mandatsannahme.
Welche Nachrichten sich automatisieren lassen
Automatisieren lassen sich vor allem Nachrichten, die auf einem festen Ereignis beruhen und keinen individuellen Rat enthalten. Dazu gehören Eingangsbestätigungen, Statusmeldungen, Anforderungen fehlender Unterlagen und die Weiterleitung von Schriftsätzen. Sie erfüllen damit einen Teil der Pflicht, den Mandanten über wesentliche Vorgänge zu unterrichten (§ 11 BORA).
Nicht automatisieren sollten Sie Einschätzungen zu Erfolgsaussichten, Empfehlungen zu Vergleichsangeboten und Hinweise auf individuelle Risiken. Diese Informationen setzen eine Prüfung des Einzelfalls voraus und gehören in eine persönlich verantwortete Nachricht.
Für jeden Versand gilt die Verschwiegenheitspflicht (§ 43a Abs. 2 BRAO). Ein Kommunikationsweg mit Vertraulichkeitsrisiken, auch unverschlüsselte E-Mail, kann nach § 2 Abs. 2 BORA mit Zustimmung des Mandanten genutzt werden. Zustimmung wird insbesondere angenommen, wenn der Mandant den Weg vorschlägt oder beginnt und nach einem zumindest pauschalen Risikohinweis fortsetzt. Die datenschutzrechtlichen Anforderungen an die Übermittlung, insbesondere Art. 32 DSGVO, bleiben daneben zu prüfen. Ein angemessen abgesichertes Mandantenportal kann eine Alternative sein.
- Eingangsbestätigung der Anfrage
- Bestätigung der Mandatsannahme
- Nachforderung fehlender Unterlagen
- Statusmeldung bei Verfahrensschritten
- Weiterleitung eingegangener Schriftsätze
Vorlagen, die persönlich bleiben
Persönlich bleiben Vorlagen, wenn sie die Daten des einzelnen Falls enthalten und nicht nur den Namen austauschen. Nennen Sie das konkrete Verfahren, den erreichten Schritt und den nächsten Termin. Eine feste Ansprechperson mit Kontaktweg gibt dem Mandanten Orientierung.
Bauen Sie Vorlagen aus Bausteinen auf: ein fester Rahmen, variable Textteile je Verfahrensstand und Platzhalter für Falldaten. Jede Vorlage sollte eine Anwältin oder ein Anwalt freigeben, bevor sie in Serie geht. Versionieren Sie Änderungen, damit später nachvollziehbar ist, welcher Text versandt wurde.
Das größte Risiko liegt in falsch befüllten Platzhaltern. Geht eine Nachricht mit fremden Falldaten an den falschen Empfänger, kann das die Verschwiegenheit verletzen und eine Datenpanne nach Art. 33 DSGVO auslösen. Testen Sie Vorlagen deshalb mit Probedaten und prüfen Sie den ersten Serienversand stichprobenartig.
- Falldaten statt bloßer Namensanrede verwenden
- Ansprechperson und Kontaktweg nennen
- Vorlagen anwaltlich freigeben und versionieren
- Platzhalter vor dem Serienversand testen
Jeden Versand nachweisen
Jeden Versand weisen Sie am besten durch ein automatisches Protokoll in der Akte nach. Es sollte Empfänger, Zeitpunkt, Kanal, verwendete Vorlagenversion und den Zustellstatus enthalten. So lässt sich auch Jahre später belegen, dass ein Mandant einen bestimmten Hinweis erhalten hat.
Dieser Nachweis ist bei Haftungsfragen wichtig, etwa wenn streitig ist, ob der Mandant rechtzeitig über eine Frist oder ein Kostenrisiko informiert wurde. Nach § 50 Abs. 1 BRAO muss die Handakte ein geordnetes und zutreffendes Bild der Mandatsbearbeitung geben und grundsätzlich sechs Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde.
Auch der Datenschutz verlangt Nachweisbarkeit: Der Verantwortliche muss die Einhaltung der Grundsätze belegen können (Art. 5 Abs. 2 DSGVO). Richten Sie außerdem einen Ablauf für unzustellbare Nachrichten ein, damit kein Mandant unbemerkt ohne Information bleibt.
Häufige Fragen kurz beantwortet
Welche Nachrichten lassen sich im Massenverfahren automatisieren?
Automatisieren lassen sich vor allem Nachrichten, die auf einem festen Ereignis beruhen und keinen individuellen Rat enthalten. Dazu gehören Eingangsbestätigungen, Statusmeldungen, Anforderungen fehlender Unterlagen und die Weiterleitung von Schriftsätzen. Sie erfüllen damit einen Teil der Pflicht, den Mandanten über wesentliche Vorgänge zu unterrichten (§ 11 BORA).
Wie bleiben Vorlagen in der Mandantenkommunikation persönlich?
Persönlich bleiben Vorlagen, wenn sie die Daten des einzelnen Falls enthalten und nicht nur den Namen austauschen. Nennen Sie das konkrete Verfahren, den erreichten Schritt und den nächsten Termin. Eine feste Ansprechperson mit Kontaktweg gibt dem Mandanten Orientierung.
Wie weise ich den Versand von Nachrichten im Massenverfahren nach?
Jeden Versand weisen Sie am besten durch ein automatisches Protokoll in der Akte nach. Es sollte Empfänger, Zeitpunkt, Kanal, verwendete Vorlagenversion und den Zustellstatus enthalten. So lässt sich auch Jahre später belegen, dass ein Mandant einen bestimmten Hinweis erhalten hat.
Rechtsgrundlagen und Quellen
- § 11 BORA – Mandatsbearbeitung
- § 2 BORA – Verschwiegenheit
- § 43a BRAO – Grundpflichten
- § 50 BRAO – Handakten
- Art. 5 DSGVO – Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten
- Art. 32 DSGVO – Sicherheit der Verarbeitung
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.