Das Wichtigste in Kürze
- Nach § 50 Abs. 1 BRAO müssen Handakten ein geordnetes und zutreffendes Bild über die Bearbeitung eines Auftrags geben.
- Handakten sind sechs Jahre aufzubewahren; die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde (§ 50 Abs. 1 BRAO).
- Dokumente, die Sie vom Mandanten oder für ihn erhalten haben, sind auf Verlangen herauszugeben; wegen offener Vergütung besteht unter Umständen ein Zurückbehaltungsrecht (§ 50 Abs. 2 und 3 BRAO).
Worum es in diesem Ratgeber geht
Dieser Ratgeber richtet sich an Anwältinnen, Anwälte und Kanzleimitarbeitende, die Akten anlegen, führen und nach Mandatsende ablegen. Er folgt dem Lebenszyklus einer Akte: von der Anlage mit den ersten Fristen über die Vergabe des Aktenzeichens und die laufende Führung der Handakte bis zur Herausgabe, Archivierung und Löschung.
Den rechtlichen Rahmen setzt vor allem § 50 BRAO. Die Vorschrift regelt, dass die Handakte ein geordnetes und zutreffendes Bild der Bearbeitung geben muss, wie lange sie aufzubewahren ist und welche Dokumente der Mandant herausverlangen kann. Hinzu kommen die Pflicht zur Prüfung widerstreitender Interessen nach § 43a Abs. 4 BRAO, steuerliche Aufbewahrungsfristen und die Löschpflichten der DSGVO.
Eine sauber geführte Akte ist mehr als Ordnung. Sie sichert Fristen, schützt die Verschwiegenheit und ist im Haftungsfall der wichtigste Nachweis dafür, was die Kanzlei wann veranlasst hat.
Aktenanlage: Checkliste für die neue Akte
Die ersten Minuten einer neuen Akte entscheiden darüber, ob Kollisionsprüfung, Abrechnung und Fristen später funktionieren. Die Checkliste zeigt, welche Angaben von Anfang an hineingehören und welche Fristen sofort zu notieren sind. Ausführlich: Aktenanlage: Checkliste für die neue Akte.
Aktenzeichen: Systematik und Nummernkreise
Ein eindeutiges Aktenzeichen ist die Adresse jeder Akte. Der Beitrag erklärt gängige Aufbauten, die Wahl zwischen Nummernkreisen je Jahr oder Standort und wie doppelte Nummern gar nicht erst entstehen. Ausführlich: Aktenzeichen: Systematik und Nummernkreise.
Die Handakte nach § 50 BRAO
§ 50 BRAO regelt Inhalt, Form und Aufbewahrung der Handakte. Hier erfahren Sie, was zur Handakte zählt, ob sie rein elektronisch geführt werden darf und wie die Sechsjahresfrist berechnet wird. Ausführlich: Die Handakte nach § 50 BRAO.
Herausgabe der Handakte an den Mandanten
Endet ein Mandat, verlangt der Mandant oft seine Unterlagen zurück. Der Beitrag zeigt, welche Dokumente herauszugeben sind, wann ein Zurückbehaltungsrecht besteht und wie Sie die Übergabe belegen. Ausführlich: Herausgabe der Handakte an den Mandanten.
Akten archivieren und löschen
Nach dem Abschluss einer Sache beginnt die Aufbewahrungsfrist. Der Beitrag erläutert, wann eine Akte abgelegt wird, welche Fristen nebeneinander gelten und wie die Löschung danach geordnet abläuft. Ausführlich: Akten archivieren und löschen.
Unterakten und verbundene Verfahren
Mahnverfahren, Klage, Vollstreckung, Eilverfahren: Viele Mandate bestehen aus mehreren Verfahren. Der Beitrag zeigt, wann Unterakten und Verknüpfungen helfen und wie sich gleichartige Mandate gruppieren lassen. Ausführlich: Unterakten und verbundene Verfahren.
Alle Themen im Überblick
Aktenanlage: Checkliste für die neue Akte
Welche Angaben gehören in eine neue Akte? Checkliste für Rubrum, Beteiligte, Rechtsgebiet, Gegenstandswert und erste Fristen.
Aktenzeichen: Systematik und Nummernkreise
Wie vergeben Kanzleien eindeutige Aktenzeichen? Aufbau, Nummernkreise je Jahr und typische Stolpersteine.
Die Handakte nach § 50 BRAO
Was gehört in die Handakte, wie lange ist sie aufzubewahren und darf sie elektronisch geführt werden? § 50 BRAO erklärt.
Herausgabe der Handakte an den Mandanten
Wann muss die Kanzlei die Handakte herausgeben, was darf sie zurückbehalten und wie lässt sich die Herausgabe dokumentieren?
Akten archivieren und löschen
Akte abgeschlossen – und dann? Archivierung, Aufbewahrungsfristen, Reaktivierung und datenschutzgerechte Löschung.
Unterakten und verbundene Verfahren
Wie ordnen Kanzleien zusammenhängende Verfahren? Unterakten, Aktenverknüpfungen und Gruppen gleichartiger Mandate.
Häufige Fragen zu diesem Thema
Welche Angaben braucht jede Akte?
Jede Akte braucht mindestens ein eindeutiges Aktenzeichen, den Mandanten, eine Kurzbezeichnung der Sache (Rubrum), das Rechtsgebiet, die verantwortliche Anwältin oder den verantwortlichen Anwalt und das Anlagedatum. Diese Angaben machen die Akte auffindbar und ordnen sie einer Person zu, die für sie einsteht. § 50 Abs. 1 BRAO verlangt, dass die Handakte ein geordnetes und zutreffendes Bild über die Bearbeitung gibt – das beginnt bei der Anlage. Ausführlich: Aktenanlage: Checkliste für die neue Akte.
Wie ist ein Aktenzeichen aufgebaut?
Ein Kanzlei-Aktenzeichen besteht meist aus einer laufenden Nummer und dem Jahrgang, etwa „123/26“ für die 123. Akte des Jahres 2026. Viele Kanzleien ergänzen ein Kürzel für die sachbearbeitende Person oder das Dezernat. Entscheidend ist, dass jede Nummer genau einmal vergeben wird und dauerhaft bei ihrer Akte bleibt. Ausführlich: Aktenzeichen: Systematik und Nummernkreise.
Was gehört zur Handakte?
Zur Handakte gehört alles, was nötig ist, um die Bearbeitung des Auftrags geordnet und zutreffend nachzuvollziehen (§ 50 Abs. 1 BRAO). Dazu zählen Schriftsätze, gerichtliche und behördliche Schreiben, Korrespondenz mit Mandant und Gegenseite, Vermerke über Gespräche und Telefonate sowie Unterlagen, die der Mandant übergeben hat. Ausführlich: Die Handakte nach § 50 BRAO.
Wann besteht ein Herausgabeanspruch?
Ein Herausgabeanspruch besteht, sobald der Mandant die Dokumente verlangt, die Sie aus Anlass Ihrer beruflichen Tätigkeit von ihm oder für ihn erhalten haben (§ 50 Abs. 2 BRAO). Zivilrechtlich folgt der Anspruch aus dem Anwaltsvertrag als Geschäftsbesorgung (§ 675 Abs. 1 BGB in Verbindung mit § 667 BGB). Praktisch relevant wird er meist beim Mandatsende oder beim Anwaltswechsel. Ausführlich: Herausgabe der Handakte an den Mandanten.
Wann wird eine Akte abgelegt?
Eine Akte wird abgelegt, wenn der Auftrag beendet ist und nichts mehr aussteht: keine offene Frist, keine offene Rechnung, kein Fremdgeld und keine Originale des Mandanten mehr in der Akte. Halten Sie das Datum der Beendigung fest, denn davon hängt die Aufbewahrungsfrist ab (§ 50 Abs. 1 BRAO). Ausführlich: Akten archivieren und löschen.
Wann lohnt sich eine Unterakte?
Eine Unterakte lohnt sich, wenn innerhalb eines Mandats ein eigenständiger Verfahrensabschnitt entsteht, der gesondert bearbeitet, befristet oder abgerechnet wird. Typische Beispiele sind die Zwangsvollstreckung nach einem Urteil, das Kostenfestsetzungsverfahren oder ein Rechtsmittelverfahren. Die Hauptakte bleibt die Klammer, die Unterakte bündelt Schriftverkehr und Fristen des Abschnitts. Ausführlich: Unterakten und verbundene Verfahren.
Rechtsgrundlagen und Quellen
- § 50 BRAO – Handakten
- § 43a BRAO – Grundpflichten
- § 667 BGB – Herausgabepflicht
- § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
- Art. 17 DSGVO – Recht auf Löschung
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.