Herausgabe der Handakte an den Mandanten

Dieser Beitrag gehört zum Ratgeber Aktenführung in der Anwaltskanzlei. Verwandte Themen: Aktenanlage: Checkliste für die neue Akte und Aktenzeichen: Systematik und Nummernkreise.

Wann besteht ein Herausgabeanspruch?

Ein Herausgabeanspruch besteht, sobald der Mandant die Dokumente verlangt, die Sie aus Anlass Ihrer beruflichen Tätigkeit von ihm oder für ihn erhalten haben (§ 50 Abs. 2 BRAO). Zivilrechtlich folgt der Anspruch aus dem Anwaltsvertrag als Geschäftsbesorgung (§ 675 Abs. 1 BGB in Verbindung mit § 667 BGB). Praktisch relevant wird er meist beim Mandatsende oder beim Anwaltswechsel.

Erfasst sind vor allem Originalunterlagen des Mandanten sowie Unterlagen, die der Anwalt für ihn erhalten hat, etwa Urteile oder sonstige gerichtliche Schriftstücke. Ausgenommen sind nach § 50 Abs. 2 Satz 4 BRAO die Korrespondenz zwischen Anwalt und Auftraggeber und Dokumente, die der Auftraggeber bereits in Urschrift oder Abschrift erhalten hat.

Verlangt ein neuer Anwalt die Unterlagen, braucht er eine Vollmacht oder Weisung des Mandanten. Ohne sie geben Sie nichts heraus, denn die Verschwiegenheitspflicht (§ 43a Abs. 2 BRAO) gilt auch gegenüber Kolleginnen und Kollegen.

Was darf zurückbehalten werden?

Sie dürfen die Herausgabe verweigern, bis Ihre Vergütung und Auslagen bezahlt sind (§ 50 Abs. 3 BRAO). Das gilt nicht, soweit die Vorenthaltung nach den Umständen unangemessen wäre. Das Zurückbehaltungsrecht ist also kein Druckmittel um jeden Preis.

Das Zurückbehaltungsrecht des Anwalts nach § 50 Abs. 3 BRAO besteht nicht schrankenlos: Die Verweigerung der Herausgabe ist ausgeschlossen, soweit sie nach den Umständen unangemessen wäre. Insbesondere bei geringfügigen Honorarrückständen, dringender Fristwahrung durch einen neuen Anwalt oder drohenden erheblichen Rechtsnachteilen des Mandanten ist die Angemessenheit kritisch zu prüfen. Ob die Grenze erreicht ist, hängt von Höhe und Durchsetzbarkeit der Forderung sowie der konkreten Bedeutung der Unterlagen ab. Halten Sie diese Abwägung nachvollziehbar fest.

Vor Herausgabe von Originalunterlagen dürfen Sie notwendige Kopien für die eigene Dokumentation und zur Erfüllung von Aufbewahrungspflichten anfertigen. Daraus folgt jedoch nicht automatisch ein gesonderter Kostenerstattungsanspruch gegen den Mandanten für jede Kopie. Ob Kopierkosten als Auslagen nach Nr. 7000 VV RVG berechnet werden können, hängt vom jeweiligen Tatbestand und der konkreten Veranlassung ab; sonstige eigene Archivierungskosten sind nicht ohne Weiteres erstattungsfähig. Fremdgeld behandeln Sie gesondert und leiten es nach § 43a Abs. 7 BRAO unverzüglich an den Berechtigten weiter.

Herausgabe dokumentieren

Dokumentieren Sie die Herausgabe mit einer Liste der übergebenen Dokumente und einer Empfangsbestätigung des Mandanten oder seines neuen Bevollmächtigten. So können Sie später belegen, was wann an wen gegangen ist. Die Liste gehört mit Datum in die Handakte.

Bei Versand per Post wählen Sie eine nachweisbare Versandart, bei elektronischer Übermittlung halten Sie Weg und Zeitpunkt fest. Holt der Mandant die Unterlagen nicht ab, fordern Sie ihn nachweisbar auf, sie in Empfang zu nehmen. Kommt er der Aufforderung nicht binnen sechs Monaten nach Zugang nach, entfällt nach § 50 Abs. 2 Satz 3 BRAO die Aufbewahrungspflicht für diese Dokumente.

Machen Sie von einem Zurückbehaltungsrecht Gebrauch, teilen Sie dies dem Mandanten schriftlich mit, nennen Sie den offenen Betrag und vermerken Sie Ihre Abwägung zur Angemessenheit.

1. Herausgabeverlangen und Legitimation prüfen
2. Kopien für die Handakte anfertigen
3. Übergabeliste erstellen
4. Übergabe gegen Empfangsbestätigung
5. Vorgang mit Datum in der Akte vermerken

Häufige Fragen kurz beantwortet

Rechtsgrundlagen und Quellen

• § 50 BRAO – Handakten
• § 667 BGB – Herausgabepflicht
• § 675 BGB – Entgeltliche Geschäftsbesorgung
• § 43a BRAO – Grundpflichten

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.