Die Handakte nach § 50 BRAO

Dieser Beitrag gehört zum Ratgeber Aktenführung in der Anwaltskanzlei. Verwandte Themen: Aktenanlage: Checkliste für die neue Akte und Aktenzeichen: Systematik und Nummernkreise.

Was gehört zur Handakte?

Zur Handakte gehört alles, was nötig ist, um die Bearbeitung des Auftrags geordnet und zutreffend nachzuvollziehen (§ 50 Abs. 1 BRAO). Dazu zählen Schriftsätze, gerichtliche und behördliche Schreiben, Korrespondenz mit Mandant und Gegenseite, Vermerke über Gespräche und Telefonate sowie Unterlagen, die der Mandant übergeben hat.

Die seit dem 1. August 2022 geltende Fassung des § 50 BRAO stellt den Dokumentationszweck der Handakte in den Vordergrund. Maßgeblich ist, dass sich anhand der Akte nachvollziehen lässt, was wann veranlasst wurde und warum.

Für die Herausgabe unterscheidet § 50 Abs. 2 BRAO zwischen Dokumenten, die der Anwalt vom Auftraggeber oder für ihn erhalten hat, und ausgenommenen Unterlagen. Nicht von der Herausgabepflicht nach § 50 Abs. 2 Satz 1 BRAO erfasst sind insbesondere die Korrespondenz zwischen Anwalt und Auftraggeber sowie Dokumente, die der Auftraggeber bereits in Urschrift oder Abschrift erhalten hat (§ 50 Abs. 2 Satz 4 BRAO).

• Schriftsätze in der versandten Fassung
• Post von Gericht, Behörden und Gegenseite
• Gesprächs- und Telefonvermerke
• Unterlagen des Mandanten
• Vollmacht und Mandatsvereinbarung
• Kostenrechnungen und Zahlungsnachweise

Darf die Handakte elektronisch geführt werden?

Ja. § 50 Abs. 4 BRAO erstreckt die Regeln über die Führung, Aufbewahrung, Herausgabe und Zurückbehaltung von Handakten auf elektronisch geführte Akten und elektronisch verwahrte Dokumente. Eine rein elektronische Handakte ist berufsrechtlich zulässig, sofern die Anforderungen an eine geordnete und nachvollziehbare Aktenführung eingehalten werden.

Die elektronische Akte muss dieselben Anforderungen erfüllen wie die Papierakte: Sie muss vollständig, geordnet und über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar sein. Wählen Sie Dateiformate, die auch in Jahren noch geöffnet werden können, und sichern Sie die Daten regelmäßig. Für den Schutz der Daten verlangt Art. 32 DSGVO angemessene technische und organisatorische Maßnahmen.

Beim ersetzenden Scannen von Papieroriginalen ist zunächst zu prüfen, ob die Originalurkunde später noch für eine Beweisführung, die Vollstreckung oder zur Herausgabe an den Mandanten benötigt wird. Die Anforderungen an eine geordnete Handakte ergeben sich aus § 50 BRAO; die BSI TR-03138 RESISCAN (Fassung 1.5 vom 21. November 2024) bietet eine technische Orientierung, ersetzt aber keine Prüfung der Aufbewahrungs- und Herausgabepflichten. Vollstreckungstitel und andere beweiserhebliche Originale sollten nicht allein wegen eines vorhandenen Scans vernichtet werden.

Wie lange ist sie aufzubewahren?

Die Handakte ist sechs Jahre aufzubewahren (§ 50 Abs. 1 BRAO). Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde. Endet ein Mandat im Mai 2026, beginnt die Frist am 1. Januar 2027 und endet mit Ablauf des Jahres 2032.

Für Dokumente, die Sie vom Auftraggeber oder für ihn erhalten haben, kann die Aufbewahrungspflicht vorzeitig entfallen: Hat der Rechtsanwalt den Auftraggeber aufgefordert, die Dokumente in Empfang zu nehmen, und folgt dieser der Aufforderung nicht binnen sechs Monaten nach Zugang, besteht insoweit nach § 50 Abs. 2 Satz 3 BRAO keine Aufbewahrungspflicht mehr. Diese Aufforderung sollten Sie nachweisbar versenden.

Andere Vorschriften bleiben unberührt (§ 50 Abs. 5 BRAO). Für steuerliche Unterlagen gelten nach § 147 AO je nach Dokument zehn, acht oder sechs Jahre; für Rechnungen gilt nach § 14b UStG grundsätzlich eine achtjährige Aufbewahrungsfrist. Eine längere Aufbewahrung wegen möglicher Haftungsansprüche muss im Einzelfall begründet und datenschutzrechtlich zulässig sein.

Häufige Fragen kurz beantwortet

Rechtsgrundlagen und Quellen

• § 50 BRAO – Handakten
• § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
• § 14b UStG – Aufbewahrung von Rechnungen
• Art. 32 DSGVO – Sicherheit der Verarbeitung

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.