Aktenzeichen: Systematik und Nummernkreise

Dieser Beitrag gehört zum Ratgeber Aktenführung in der Anwaltskanzlei. Verwandte Themen: Aktenanlage: Checkliste für die neue Akte und Die Handakte nach § 50 BRAO.

Wie ist ein Aktenzeichen aufgebaut?

Ein Kanzlei-Aktenzeichen besteht meist aus einer laufenden Nummer und dem Jahrgang, etwa „123/26“ für die 123. Akte des Jahres 2026. Viele Kanzleien ergänzen ein Kürzel für die sachbearbeitende Person oder das Dezernat. Entscheidend ist, dass jede Nummer genau einmal vergeben wird und dauerhaft bei ihrer Akte bleibt.

Einen gesetzlich vorgegebenen Aufbau gibt es nicht. § 50 Abs. 1 BRAO verlangt aber, dass die Handakten ein geordnetes Bild der Bearbeitung geben; ein eindeutiges Ordnungsmerkmal ist dafür die praktische Grundlage. Das Aktenzeichen steht auf Schriftsätzen, Rechnungen und in der Korrespondenz und ermöglicht die Zuordnung eingehender Post.

Halten Sie das Schema schlicht. Je mehr Bedeutung Sie in das Aktenzeichen packen – Rechtsgebiet, Gegner, Gericht –, desto häufiger passt es später nicht mehr, etwa nach einem Dezernatswechsel. Solche Merkmale gehören in die Felder der Akte, nicht in die Nummer. Namen von Mandanten lassen Sie weg, weil das Aktenzeichen auch gegenüber Dritten erscheint.

• Laufende Nummer
• Jahrgang, einheitlich zwei- oder vierstellig
• Optional ein Kürzel für Sachbearbeitung oder Standort
• Optional ein Zusatz für Unterakten

Nummernkreise je Jahr oder Standort

Die meisten Kanzleien beginnen den Nummernkreis mit jedem Kalenderjahr neu. Das hält die Nummern kurz und zeigt auf einen Blick, wann eine Akte angelegt wurde. Für die Archivierung hilft das nur bedingt: Die Aufbewahrungsfrist nach § 50 Abs. 1 BRAO knüpft an das Jahr der Beendigung des Auftrags an, nicht an das Jahr der Anlage.

Kanzleien mit mehreren Standorten haben die Wahl zwischen einem gemeinsamen Nummernkreis und getrennten Kreisen mit Standortkürzel. Ein gemeinsamer Kreis vermeidet Verwechslungen und erleichtert die kanzleiweite Kollisionsprüfung. Getrennte Kreise sind nur eindeutig, wenn das Standortkürzel fester Bestandteil des Aktenzeichens ist und überall mitgeführt wird.

Legen Sie das gewählte System schriftlich fest, etwa in einem Organisationshandbuch. Wechseln Sie es nicht mitten im Jahr: Bestehende Aktenzeichen bleiben, wie sie sind, ein neues Schema gilt nur für neu angelegte Akten.

Doppelte Aktenzeichen vermeiden

Doppelte Aktenzeichen vermeiden Sie am zuverlässigsten, indem die Nummer zentral und automatisch vergeben wird statt von Hand. Werden Nummern aus einer Liste abgelesen oder parallel an mehreren Arbeitsplätzen vergeben, entstehen Dubletten fast zwangsläufig. Eine einmal vergebene Nummer wird nicht wiederverwendet, auch dann nicht, wenn die Akte storniert wurde.

Doppelte Nummern haben handfeste Folgen: Eingehende Post, beA-Nachrichten oder Zahlungen landen in der falschen Akte, Fristen werden der falschen Sache zugeordnet. Im schlimmsten Fall gelangen Informationen eines Mandanten an einen anderen – ein Verstoß gegen die Verschwiegenheitspflicht nach § 43a Abs. 2 BRAO droht.

Achten Sie auch auf Verwechslungsgefahr ohne echte Dublette: Führende Nullen, unterschiedliche Trennzeichen oder wechselnd zwei- und vierstellige Jahreszahlen führen dazu, dass dieselbe Akte unter verschiedenen Schreibweisen gesucht wird. Ein einheitliches Format löst das Problem.

• Nummern nur zentral vergeben
• Stornierte Nummern sperren, nicht neu vergeben
• Ein einheitliches Format festlegen und durchhalten
• Aktenzeichen bei jedem Posteingang abgleichen

Häufige Fragen kurz beantwortet

Rechtsgrundlagen und Quellen

• § 50 BRAO – Handakten
• § 43a BRAO – Grundpflichten
• Art. 5 DSGVO – Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.