Das Wichtigste in Kürze
- § 43e BRAO erlaubt Kanzleien, Dienstleistern Zugang zu Mandatsgeheimnissen zu gewähren, soweit dies für die Dienstleistung erforderlich ist.
- Der Vertrag mit dem Dienstleister bedarf der Textform und muss unter anderem eine Verschwiegenheitsverpflichtung mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen enthalten (§ 43e Abs. 3 BRAO).
- Zieht der Dienstleister weitere Personen heran, muss vertraglich geregelt sein, dass er diese ebenfalls in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtet.
Dieser Beitrag gehört zum Ratgeber Berufsrecht und Kanzlei-IT. Verwandte Themen: Verschwiegenheit und § 203 StGB in der digitalen Kanzlei und Interessenkollision prüfen: § 43a Abs. 4 BRAO und § 3 BORA.
Wer gilt als Dienstleister?
Dienstleister im Sinne des § 43e BRAO ist jede andere Person oder Stelle, die Sie im Rahmen Ihrer Berufsausübung mit Dienstleistungen beauftragen. Entscheidend ist, dass der Dienstleister dabei Zugang zu Tatsachen erhalten kann, die der Verschwiegenheit unterliegen.
Typische Beispiele sind Anbieter von Kanzleisoftware, Rechenzentren und Cloud-Diensten, IT-Systemhäuser mit Fernwartungszugang, externe Schreibdienste, Aktenvernichter und Telefonservices. Auch wer nur die Infrastruktur betreibt, fällt darunter, wenn er technisch auf Daten zugreifen kann.
Eigene Beschäftigte der Kanzlei fallen nicht unter den Begriff des externen Dienstleisters nach § 43e BRAO; ihre Verpflichtung zur Verschwiegenheit in Textform sowie die Belehrung über strafrechtliche Folgen regelt § 43a Abs. 2 Satz 4 BRAO. § 43e Abs. 7 Satz 1 BRAO nimmt Dienstleistungen aus, die aufgrund besonderer gesetzlicher Vorschriften in Anspruch genommen werden.
- Software- und Cloud-Anbieter
- IT-Dienstleister mit Fernwartung
- Externe Schreib- und Übersetzungsdienste
- Aktenlagerung und Aktenvernichtung
- Telefon- und Sekretariatsservices
Was muss die Verpflichtung enthalten?
Der Vertrag mit dem Dienstleister muss in Textform geschlossen werden und die Mindestinhalte des § 43e Abs. 3 BRAO enthalten. Dazu gehören die Verpflichtung zur Verschwiegenheit unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung und die Verpflichtung, sich nur insoweit Kenntnis von fremden Geheimnissen zu verschaffen, wie es zur Vertragserfüllung erforderlich ist.
Außerdem muss der Vertrag festlegen, ob der Dienstleister weitere Personen zur Erfüllung heranziehen darf. Vor Vertragsschluss sind Sie verpflichtet, den Dienstleister sorgfältig auszuwählen; stellen Sie später fest, dass er die Anforderungen nicht einhält, müssen Sie die Zusammenarbeit unverzüglich beenden (§ 43e Abs. 2 BRAO).
Bei im Ausland erbrachten Dienstleistungen verlangt § 43e Abs. 4 BRAO grundsätzlich einen dem Inland vergleichbaren Geheimnisschutz; das Gesetz enthält hierfür eine Ausnahme, wenn der Schutz der Geheimnisse das nicht gebietet. Dient eine Dienstleistung unmittelbar einem einzelnen Mandat, ist für den Zugang zu fremden Geheimnissen die Einwilligung des Mandanten erforderlich (§ 43e Abs. 5 BRAO).
- Textform des Vertrags
- Verschwiegenheitspflicht mit Belehrung über strafrechtliche Folgen
- Kenntnisnahme nur im erforderlichen Umfang
- Regelung, ob weitere Personen herangezogen werden dürfen
- Weitergabe der Verpflichtung an diese Personen in Textform
Unterauftragnehmer richtig einbinden
Unterauftragnehmer binden Sie ein, indem der Hauptvertrag ausdrücklich regelt, ob der Dienstleister weitere Personen heranziehen darf, und ihn in diesem Fall verpflichtet, diese in Textform zur Verschwiegenheit zu verpflichten. Man spricht von einer Kettenverpflichtung.
In der Praxis betrifft das etwa den Softwareanbieter, der ein Rechenzentrum nutzt, oder das Systemhaus, das freie Techniker einsetzt. Lassen Sie sich die eingesetzten Unterauftragnehmer benennen und über Wechsel informieren, damit Sie Ihre Auswahl- und Kontrollpflicht wahrnehmen können.
§ 43e Abs. 7 Satz 2 BRAO nimmt gesetzlich zur Verschwiegenheit verpflichtete Dienstleister hinsichtlich ihrer Dienstleistung von der besonderen vertraglichen Verschwiegenheitsverpflichtung nach Absatz 3 Satz 2 aus. Werden weitere Personen als Unterauftragnehmer eingesetzt, sind die vertraglichen Vorgaben des § 43e Abs. 3 Nr. 3 BRAO zu beachten. Datenschutzrechtlich gelten für Unterauftragsverarbeiter zusätzlich Art. 28 Abs. 2 und 4 DSGVO.
Prüfen Sie die Kette regelmäßig, etwa bei Vertragsverlängerungen oder angekündigten Änderungen. Fehlt die Verpflichtung eines Glieds, kann das auf Ihre eigene Pflichtenlage nach § 203 Abs. 4 StGB zurückwirken.
- Heranziehung weiterer Personen im Vertrag regeln
- Liste der Unterauftragnehmer anfordern
- Informationspflicht bei Wechsel vereinbaren
- Nachweis der Verpflichtung in Textform verlangen
Häufige Fragen kurz beantwortet
Wer gilt als Dienstleister?
Dienstleister im Sinne des § 43e BRAO ist jede andere Person oder Stelle, die Sie im Rahmen Ihrer Berufsausübung mit Dienstleistungen beauftragen. Entscheidend ist, dass der Dienstleister dabei Zugang zu Tatsachen erhalten kann, die der Verschwiegenheit unterliegen.
Was muss die Verpflichtung enthalten?
Der Vertrag mit dem Dienstleister muss in Textform geschlossen werden und die Mindestinhalte des § 43e Abs. 3 BRAO enthalten. Dazu gehören die Verpflichtung zur Verschwiegenheit unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung und die Verpflichtung, sich nur insoweit Kenntnis von fremden Geheimnissen zu verschaffen, wie es zur Vertragserfüllung erforderlich ist.
Wie binde ich Unterauftragnehmer eines IT-Dienstleisters richtig ein?
Unterauftragnehmer binden Sie ein, indem der Hauptvertrag ausdrücklich regelt, ob der Dienstleister weitere Personen heranziehen darf, und ihn in diesem Fall verpflichtet, diese in Textform zur Verschwiegenheit zu verpflichten. Man spricht von einer Kettenverpflichtung.
Rechtsgrundlagen und Quellen
- § 43e BRAO – Inanspruchnahme von Dienstleistungen
- § 43a BRAO – Grundpflichten
- § 203 StGB – Verletzung von Privatgeheimnissen
- Art. 28 DSGVO – Auftragsverarbeiter
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.