Ethical Wall: vertrauliche Akten abschotten

Dieser Beitrag gehört zum Ratgeber Berufsrecht und Kanzlei-IT. Verwandte Themen: § 43e BRAO: IT-Dienstleister in der Kanzlei und Verschwiegenheit und § 203 StGB in der digitalen Kanzlei.

Wozu dient eine Ethical Wall?

Eine Ethical Wall dient dazu, vertrauliche Informationen zu einem Mandat von bestimmten Personen innerhalb derselben Kanzlei fernzuhalten. Sie wird auch als Chinese Wall oder Informationsbarriere bezeichnet.

Typische Anlässe sind der Kanzleiwechsel eines Berufsträgers, der in der alten Kanzlei auf der Gegenseite tätig war, besonders sensible Mandate oder Mandate mit Bezug zu eigenen Mitarbeitenden. Auch die Verschwiegenheit nach § 43a Abs. 2 BRAO kann eine interne Abschottung nahelegen.

Eine Abschottung kann nach § 43a Abs. 4 Satz 4 BRAO bei der Erstreckung eines Tätigkeitsverbots auf gemeinschaftlich tätige Rechtsanwälte zur Sicherung der Verschwiegenheit erforderlich sein. Hinzukommen müssen eine umfassende Information und die Zustimmung der betroffenen Mandanten in Textform. Eine Ethical Wall allein beseitigt kein individuelles Tätigkeitsverbot und ersetzt die Kollisionsprüfung nicht.

Organisatorische Umsetzung

Organisatorisch setzen Sie eine Ethical Wall um, indem Sie schriftlich festlegen, welche Personen von welchem Mandat ausgeschlossen sind, und diese Regel allen Beteiligten bekannt machen. Die abgeschotteten Personen sollten die Kenntnisnahme bestätigen.

Dazu gehören getrennte Besprechungen, keine Erörterung des Mandats in allgemeinen Runden und eine räumliche Trennung von Papierakten. Legen Sie eine verantwortliche Person fest, die die Einhaltung überwacht und Verstöße dokumentiert.

Die Regel sollte zeitlich und inhaltlich klar bestimmt sein. Halten Sie Beginn, Anlass, betroffene Akten und Personen fest, damit die Abschottung später nachgewiesen werden kann.

Überprüfen Sie in festen Abständen, ob die Regel noch nötig ist und eingehalten wird. Endet der Anlass, heben Sie die Abschottung ausdrücklich und dokumentiert auf, statt sie stillschweigend auslaufen zu lassen. Informieren Sie auch neu hinzukommende Mitarbeitende über bestehende Abschottungen.

1. Betroffene Mandate und Personen schriftlich festlegen
2. Kenntnisnahme bestätigen lassen
3. Papierakten getrennt aufbewahren
4. Verantwortliche Person benennen
5. Beginn, Anlass und Verstöße dokumentieren

Technische Umsetzung in der Software

Technisch setzen Sie eine Ethical Wall um, indem die Kanzleisoftware den ausgeschlossenen Personen jeden Zugriff auf die betroffenen Akten, Dokumente und Termine verwehrt. Eine bloße Kennzeichnung der Akte als vertraulich reicht dafür nicht aus.

Wichtig ist, dass die Sperre alle Zugangswege erfasst: Aktenliste, Volltextsuche, Dokumentenablage, E-Mail-Archiv, Kalender und Auswertungen. Auch Administratorkonten sollten nicht beliebig Einsicht nehmen können.

Protokollieren Sie Zugriffe und Zugriffsversuche auf gesperrte Akten. So lässt sich später belegen, dass die Barriere eingehalten wurde, und Sie erkennen Lücken in der Rechtevergabe.

Testen Sie die Sperre nach der Einrichtung mit dem Konto einer betroffenen Person. Nur so sehen Sie, ob Akten tatsächlich in keiner Liste, keinem Suchergebnis und keiner Statistik mehr auftauchen. Wiederholen Sie diesen Test nach Software-Updates und nach Änderungen an Rollen oder Gruppen, weil sich Berechtigungen dabei unbemerkt verschieben können.

• Akten für einzelne Nutzer sperren
• Suche und Auswertungen einbeziehen
• Dokumente, E-Mails und Termine mit abdecken
• Administratorrechte begrenzen
• Zugriffe protokollieren

Häufige Fragen kurz beantwortet

Rechtsgrundlagen und Quellen

• § 43a BRAO – Grundpflichten
• § 3 BORA – Widerstreitende Interessen
• § 2 BORA – Verschwiegenheit

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.