Das Wichtigste in Kürze
- Ein elektronischer Fristenkalender ist zulässig, muss nach der Rechtsprechung aber eine vergleichbare Überprüfungssicherheit bieten wie ein Papierkalender. Ein automatisierter Kalender darf Eingabefehler oder fehlerhafte Berechnungen nicht unkontrolliert übernehmen (vgl. BGH, Beschluss vom 28. Februar 2019 – III ZB 96/18).
- Eingaben müssen kontrolliert werden, weil Tippfehler bei der Fristeingabe ohne Gegenprüfung leicht unentdeckt bleiben.
- Für Systemausfälle braucht die Kanzlei ein Notfallverfahren; bei Ausfall des beA erlaubt § 130d Satz 2 ZPO die Ersatzeinreichung.
Dieser Beitrag gehört zum Ratgeber Fristenmanagement in der Anwaltskanzlei. Verwandte Themen: Fristberechnung nach §§ 187 ff. BGB – mit Beispielen und Fristende an Wochenende und Feiertag.
Ist ein elektronischer Fristenkalender zulässig?
Ja, ein elektronischer Fristenkalender ist zulässig. Kein Gesetz schreibt eine bestimmte Form des Fristenkalenders vor; entscheidend ist, dass die Organisation Fristversäumnisse zuverlässig verhindert.
Nach der BGH-Rechtsprechung darf die elektronische Kalenderführung keine geringere Überprüfungssicherheit bieten als eine manuelle Fristenkontrolle. Eingabe- und Datenverarbeitungsfehler müssen durch geeignete organisatorische Maßnahmen möglichst früh erkannt werden (BGH, Beschluss vom 28. Februar 2019 – III ZB 96/18; Beschluss vom 2. Februar 2021 – X ZB 2/20).
Viele Kanzleien arbeiten heute ausschließlich elektronisch, auch weil Zustellungen und Einreichungen über das beA laufen (§ 173 ZPO, § 130d ZPO). Ein gemischtes System aus Papier und Software birgt eigene Risiken, weil unklar werden kann, welcher Kalender maßgeblich ist. Legen Sie deshalb in der Büroanweisung fest, welcher Kalender führend ist.
Die Software nimmt der Kanzlei die Verantwortung nicht ab. Auch automatische Fristberechnungen beruhen auf Eingaben, etwa dem Zustellungsdatum und der gewählten Fristart. Stimmen diese nicht, stimmt auch das Ergebnis nicht.
Anforderungen an Führung und Kontrolle
Ein elektronischer Fristenkalender muss so geführt werden, dass jede Frist vollständig, richtig und für die zuständigen Personen sichtbar erfasst ist. Die Berufspflicht zur gewissenhaften Berufsausübung (§ 43 BRAO) und die Zurechnung nach § 85 Abs. 2 ZPO gelten unabhängig vom Medium.
Auch bei elektronischen Kalendern ist eine unabhängige Plausibilitäts- und Eingabekontrolle erforderlich, damit fehlerhafte Einträge nicht unbemerkt bleiben (BGH, Beschluss vom 28. Februar 2019 – III ZB 96/18). Dies kann etwa durch den Abgleich des eingetragenen Datums mit dem fristauslösenden Dokument oder eine kontrollierte Fristenliste geschehen. Automatische Berechnung entbindet nicht von der Prüfung.
Weiter sollte das System Löschungen und Änderungen protokollieren. So lässt sich im Wiedereinsetzungsverfahren nachvollziehen, wer eine Frist wann notiert oder gestrichen hat. Legen Sie außerdem fest, wer Fristen löschen darf; eine Streichung sollte erst nach Erledigung und Ausgangskontrolle möglich sein.
Schließlich muss jede Person, die Fristsachen bearbeitet, die für sie relevanten Fristen sehen können. Das gilt auch für Vertretungen bei Urlaub und Krankheit.
- Eingabe gegen das Schriftstück kontrollieren
- Haupt- und Vorfrist erfassen
- Automatische Berechnung nicht ungeprüft übernehmen
- Änderungen und Löschungen protokollieren
- Zugriffsrechte und Vertretung festlegen
Ausdruck, Sicherung und Ausfall
Für einen Systemausfall sollte organisatorisch gesichert sein, dass anstehende Fristen auch ohne das übliche Kanzleiprogramm verfügbar sind. Ein regelmäßig erzeugter und unabhängig gesicherter Auszug des Fristenkalenders ist hierfür eine mögliche Vorsorgemaßnahme. Eine tägliche Papierausdruckpflicht als allgemeines gesetzliches Gebot ergibt sich daraus nicht.
Regelmäßige Datensicherungen gehören zur ordnungsgemäßen Organisation. Prüfen Sie, ob sich Sicherungen tatsächlich wiederherstellen lassen, und bewahren Sie mindestens eine Sicherung getrennt vom Kanzleisystem auf. Bei externen Anbietern und Cloud-Diensten sind die Vorgaben zur Verschwiegenheit nach § 43e BRAO zu beachten.
Fällt das beA oder die Einreichungstechnik aus, erlaubt § 130d Satz 2 ZPO die Übermittlung nach den allgemeinen Vorschriften, wenn die elektronische Einreichung vorübergehend technisch unmöglich ist. Die Unmöglichkeit ist bei der Ersatzeinreichung oder unverzüglich danach glaubhaft zu machen (§ 130d Satz 3 ZPO).
Häufige Fragen kurz beantwortet
Ist ein elektronischer Fristenkalender zulässig?
Ja, ein elektronischer Fristenkalender ist zulässig. Kein Gesetz schreibt eine bestimmte Form des Fristenkalenders vor; entscheidend ist, dass die Organisation Fristversäumnisse zuverlässig verhindert.
Welche Anforderungen gelten für Führung und Kontrolle eines elektronischen Fristenkalenders?
Ein elektronischer Fristenkalender muss so geführt werden, dass jede Frist vollständig, richtig und für die zuständigen Personen sichtbar erfasst ist. Die Berufspflicht zur gewissenhaften Berufsausübung (§ 43 BRAO) und die Zurechnung nach § 85 Abs. 2 ZPO gelten unabhängig vom Medium.
Wie sichere ich Fristen für den Ausfall der Kanzleisoftware?
Für einen Systemausfall sollte organisatorisch gesichert sein, dass anstehende Fristen auch ohne das übliche Kanzleiprogramm verfügbar sind. Ein regelmäßig erzeugter und unabhängig gesicherter Auszug des Fristenkalenders ist hierfür eine mögliche Vorsorgemaßnahme. Eine tägliche Papierausdruckpflicht als allgemeines gesetzliches Gebot ergibt sich daraus nicht.
Rechtsgrundlagen und Quellen
- § 43 BRAO – Allgemeine Berufspflicht
- § 43e BRAO – Inanspruchnahme von Dienstleistungen
- § 130d ZPO – Nutzungspflicht für Rechtsanwälte und Behörden
- § 85 ZPO – Wirkung der Prozessvollmacht
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.